In Belgie

De dematerialisatie in de Belgische huursector vordert snel. Het Belgische en Europese juridische kader (eIDAS-verordening) staat het gebruik van elektronische documenten toe voor de meeste handelingen verbonden aan de verhuring: ondertekening van het huurcontract, plaatsbeschrijving op tablet, kwitanties per e-mail, automatische herinneringen.

De voordelen voor de verhuurder:

  • Tijdwinst (online registratie, automatische verzending)
  • Beveiligde en duurzame archivering
  • Vermindering van fouten en vergeetachtigheden
  • Toegankelijkheid op afstand (beheer vanuit het buitenland)

Het enige document dat zich verzet tegen volledige dematerialisatie is de notariele akte (voor erfpachtovereenkomsten en verkoopakten). Voor alle andere huurhandelingen is het elektronisch formaat volledig geldig.

i
Goed om te weten
De registratie van het huurcontract is volledig gedematerialiseerd via MyMinfin. De verhuurder uploadt het getekende contract (zelfs elektronisch ondertekend) en ontvangt een onmiddellijke bevestiging.

Concreet voorbeeld

Een verhuurder die 4 appartementen beheert gebruikt een online beheersoftware: de huurcontracten worden elektronisch ondertekend, de kwitanties maandelijks per e-mail verstuurd, de herinneringen geautomatiseerd, en de plaatsbeschrijvingen op tablet opgesteld met gedateerde foto’s. Alle documenten worden in de cloud gearchiveerd.