In Belgie

De ondertekeningsworkflow is de technologische bouwsteen die de coordinatie mogelijk maakt van de elektronische handtekening van een huurcontract tussen meerdere partijen. In plaats van een papieren document te laten circuleren, beheert de workflow automatisch de verzending, opvolging en validatie.

Een typische workflow voor een huurcontract:

  1. De verhuurder bereidt het contract voor op het platform
  2. Hij definieert de ondertekenaars en de ondertekeningsvolgorde
  3. De eerste ondertekenaar ontvangt een e-mail met een link naar het document
  4. Na zijn handtekening wordt de tweede ondertekenaar automatisch verwittigd
  5. Zodra alle handtekeningen verzameld zijn, wordt het document verzegeld (tijdstempel + certificaat)
  6. Elke partij ontvangt een ondertekende kopie per e-mail

Bij medehuur met 3 medehuurders + 1 verhuurder beheert de workflow 4 sequentiele handtekeningen zonder dat iemand zich hoeft te verplaatsen.

i
Goed om te weten
De ondertekeningsplatformen bewaren een audit trail (wie heeft getekend, wanneer, vanaf welk IP-adres) die een solide bewijs vormt bij een geschil over de authenticiteit van de handtekening.

Concreet voorbeeld

Een Brusselse verhuurder maakt een huurcontract aan voor 2 medehuurders via BailBelgique. Hij definieert de workflow: hijzelf tekent eerst, dan Huurder 1, dan Huurder 2. Binnen 24 uur zijn de 3 handtekeningen via itsme verzameld, het contract is verzegeld en klaar voor registratie.