En Belgique

Le workflow de signature est la brique technologique qui permet de coordonner la signature electronique d’un bail entre plusieurs parties. Plutot que de faire circuler un document papier, le workflow gere automatiquement l’envoi, le suivi et la validation des signatures.

Un workflow typique pour un bail :

  1. Le bailleur prepare le bail sur la plateforme
  2. Il definit les signataires et l’ordre de signature
  3. Le premier signataire recoit un e-mail avec le lien vers le document
  4. Apres sa signature, le second signataire est automatiquement notifie
  5. Une fois toutes les signatures recueillies, le document est scelle (horodatage + certificat)
  6. Chaque partie recoit une copie signee par e-mail

En colocation avec 3 colocataires + 1 bailleur, le workflow gere 4 signatures sequentielles sans que personne n’ait a se deplacer.

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Bon a savoir
Les plateformes de workflow conservent un journal d’audit (qui a signe, quand, depuis quelle adresse IP) qui constitue une preuve solide en cas de litige sur l’authenticite de la signature.

Exemple concret

Un bailleur bruxellois cree un bail pour 2 colocataires via BailBelgique. Il definit le workflow : lui-meme signe en premier, puis Locataire 1, puis Locataire 2. En 24 heures, les 3 signatures sont recueillies par itsme, le bail est scelle et pret a etre enregistre.