In Belgie
Kwijtschrijving duidt het geheel aan van het proces verbonden aan huurkwitanties: uitgifte, verzending, opvolging en archivering. Voor een verhuurder die meerdere goederen beheert kan dit zonder automatisering tijdrovend worden.
De huurbeheersoftware automatiseert de kwijtschrijving:
- Detectie van de betaling: via open banking of handmatig aanvinken
- Generatie van de kwitantie: automatische PDF met de verplichte vermeldingen
- Verzending aan de huurder: per e-mail, in realtime
- Herinnering: als de betaling niet gedetecteerd wordt, automatisch rappel
i
Goed om te weten
Geautomatiseerde kwijtschrijving vervangt niet de verplichting van de verhuurder om een kwitantie af te leveren op verzoek. Het maakt het proces proactief: de kwitantie wordt verstuurd zodra de betaling ontvangen is, zonder dat de huurder erom moet vragen.
Concreet voorbeeld
Een verhuurder die 6 appartementen beheert gebruikt online software. Elke 1e van de maand verifieert de software de ontvangen overschrijvingen, genereert 6 kwitanties-PDF en verstuurt ze per e-mail. Voor de 2 niet-ontvangen betalingen vertrekt een automatische herinnering op de 5e dag. Het dashboard toont een samenvatting: 4 betaald, 2 in afwachting.