Elke partij bewaart een origineel van het huurcontract
Op grond van de regel van het dubbel origineel (art. 1325 oud Burgerlijk Wetboek) moet elke partij met een onderscheiden belang een ondertekend origineel van het huurcontract bewaren. In de praktijk, voor een klassiek huurcontract: een exemplaar voor de verhuurder, een voor de huurder, en een voor de registratie bij de FOD Financien.
De bewaring van het originele huurcontract is niet voorbehouden aan een enkele partij. Beide partijen hebben een gelijk recht om hun exemplaar te bewaren. De verhuurder mag niet weigeren om een origineel aan de huurder te overhandigen, en omgekeerd.
Bij cohousing ontvangt elke medehuurder met een onderscheiden belang zijn eigen exemplaar. Het aantal originelen moet op elk exemplaar van het contract vermeld worden (hoeveel kopieën?).
Bij elektronische ondertekening is de kwestie vereenvoudigd: er wordt een enkel digitaal ondertekend PDF-bestand gegenereerd en elke partij ontvangt een identieke kopie met de waarde van een origineel.
Bewaring en archivering van het huurcontract
Aanbevolen bewaartermijn:
- Gedurende de volledige duur van het huurcontract + de verjaringstermijn (10 jaar in contractuele zaken)
- In de praktijk, bewaar uw huurcontract gedurende minstens 10 jaar na het einde van de huur
- De bijlagen (plaatsbeschrijving, addenda, briefwisseling) moeten even lang bewaard worden
Tips voor bewaring:
- Bewaar het papieren origineel op een veilige en droge plaats
- Maak een digitale kopie (scan) als back-up
- Bewaar ook het bewijs van registratie van het huurcontract
- Bij elektronische ondertekening, sla het PDF-bestand op meerdere dragers op
Met BailBelgique worden uw elektronisch ondertekende huurcontracten automatisch gearchiveerd in uw persoonlijke ruimte. U kunt ze op elk moment terugvinden, zonder risico op verlies.
Wat te doen bij verlies van het huurcontract?
| Situatie | Oplossing |
|---|---|
| Verlies door de huurder | Een kopie vragen aan de verhuurder of het vastgoedkantoor |
| Verlies door de verhuurder | Een kopie vragen aan de huurder |
| Beide partijen hebben het huurcontract verloren | Een kopie van de geregistreerde akte opvragen bij de FOD Financien |
| Niet-geregistreerd en verloren huurcontract | Het bestaan van het huurcontract bewijzen met alle middelen (overschrijvingen, briefwisseling) |
| Elektronisch ondertekend huurcontract | Het bestand opvragen bij de aanbieder van de elektronische handtekening |
De registratie beschermt tegen verlies. Dit is een van de redenen waarom de registratie van het huurcontract zo belangrijk is: de FOD Financien bewaart een kopie van het contract. Bij verlies door beide partijen kan een voor eensluidend verklaarde kopie worden verkregen bij het registratiekantoor.
Als het huurcontract niet geregistreerd is en beide partijen het verloren hebben, kan het bestaan en de inhoud ervan bewezen worden met alle middelen: bankoverschrijvingen, briefwisseling, getuigenissen. Deze situatie is echter delicaat en kan leiden tot betwistingen voor de vrederechter.
Vertrouw nooit uw enige originele exemplaar toe aan een derde (kantoor, syndicus) zonder er een kopie van te bewaren. Als het kantoor sluit of het document verliest, hebt u geen direct bewijs meer van de inhoud van uw huurcontract.
Regionale bijzonderheden
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
De ordonnantie van 27 juli 2017 bepaalt dat de verhuurder een exemplaar van het huurcontract aan de huurder moet overhandigen voor de intrede in het pand. De verplichte informatieve bijlage moet bij elk exemplaar worden gevoegd.
Waals Gewest
Het decreet van 15 maart 2018 legt dezelfde verplichting op. De Waalse verhuurder moet een origineel overhandigen vergezeld van de verklarende bijlage over de rechten en plichten.
Vlaams Gewest
Het Vlaams Woninghuurdecreet van 9 november 2018 vereist dat elke partij over een volledig exemplaar beschikt. In Vlaanderen moeten het huurcontract en zijn bijlagen in het Nederlands zijn opgesteld.
Oud Burgerlijk Wetboek, art. 1325 (dubbel origineel) — Tekst op Justel. Elke partij bij een wederkerig contract moet een ondertekend origineel bezitten.