Chaque partie conserve un original du bail
En vertu de la regle du double original (art. 1325 ancien Code civil), chaque partie ayant un interet distinct doit detenir un original signe du bail. En pratique, pour un bail classique : un exemplaire pour le bailleur, un pour le locataire, et un pour l’enregistrement au SPF Finances.
La conservation de l’original du bail n’est pas reservee a une seule partie. Les deux parties ont un droit egal a detenir leur exemplaire. Le bailleur ne peut pas refuser de remettre un original au locataire, et vice versa.
En cas de colocation, chaque colocataire ayant un interet distinct recoit son propre exemplaire. Le nombre d’originaux doit etre mentionne sur chaque exemplaire du contrat (combien de copies ?).
Avec la signature electronique, la question est simplifiee : un seul fichier PDF signe numeriquement est genere, et chaque partie en recoit une copie identique ayant valeur d’original.
En savoir plus : FAQ Bail et contrat.
Conservation et archivage du bail
Duree de conservation recommandee :
- Pendant toute la duree du bail + la duree de prescription (10 ans en matiere contractuelle)
- En pratique, conservez votre bail pendant au moins 10 ans apres la fin de la location
- Les annexes (etat des lieux, avenants, correspondances) doivent etre conservees aussi longtemps
Conseils de conservation :
- Gardez l’original papier dans un endroit sur et sec
- Faites une copie numerique (scan) comme sauvegarde
- Conservez egalement la preuve d’enregistrement du bail
- En cas de signature electronique, sauvegardez le fichier PDF sur plusieurs supports
Avec BailBelgique, vos baux signes electroniquement sont archives automatiquement dans votre espace personnel. Vous pouvez les retrouver a tout moment, sans risque de perte.
Voir aussi : Un bail signé électroniquement peut-il être enregi….
Voir aussi : Un bail en anglais est-il valable en Belgique.
Voir aussi : Qui paie les travaux dans un bail commercial ?.
En savoir plus : BailBelgique.
Que faire en cas de perte du bail ?
| Situation | Solution |
|---|---|
| Perte par le locataire | Demander une copie au bailleur ou a l’agence immobiliere |
| Perte par le bailleur | Demander une copie au locataire |
| Les deux parties ont perdu le bail | Demander une copie de l’acte enregistre au SPF Finances |
| Bail non enregistre et perdu | Prouver l’existence du bail par tout moyen (virements, courriers) |
| Bail signe electroniquement | Recuperer le fichier aupres du prestataire de signature |
L’enregistrement protege contre la perte. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’enregistrement du bail est si important : le SPF Finances conserve une copie du contrat. En cas de perte par les deux parties, il est possible d’obtenir une copie certifiee conforme aupres du bureau d’enregistrement.
Si le bail n’a pas ete enregistre et que les deux parties l’ont perdu, la preuve de son existence et de son contenu peut etre apportee par tout moyen : virements bancaires, correspondances, temoignages. Toutefois, cette situation est delicate et peut mener a des contestations devant le juge de paix.
Ne confiez jamais votre seul exemplaire original a un tiers (agence, syndic) sans en conserver une copie. Si l’agence ferme ou perd le document, vous n’aurez plus de preuve directe du contenu de votre bail.
Specificites regionales
Region de Bruxelles-Capitale
L’ordonnance du 27 juillet 2017 prevoit que le bailleur doit remettre un exemplaire du bail au locataire avant l’entree dans les lieux. L’annexe informative obligatoire doit etre jointe a chaque exemplaire.
Region wallonne
Le decret du 15 mars 2018 impose la meme obligation. Le bailleur wallon doit remettre un original accompagne de l’annexe explicative des droits et obligations.
Region flamande
Le Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018 exige que chaque partie dispose d’un exemplaire complet. En Flandre, le bail et ses annexes doivent etre en neerlandais.
Ancien Code civil, art. 1325 (double original) — Texte sur Justel. Chaque partie a un contrat synallagmatique doit detenir un original signe.