Hoe lang huurkwitanties bewaren
Bewaar huurkwitanties minstens 5 jaar na het einde van het huurcontract. Deze termijn komt overeen met de burgerlijke verjaring voor persoonlijke vorderingen in Belgie. Tijdens deze periode kan de verhuurder of de huurder verschuldigde bedragen opeisen.
De huurkwitantie is het document waarmee de verhuurder bevestigt dat de huur ontvangen is. Het beschermt beide partijen:
- De huurder: bewijs dat hij correct betaald heeft, bij een vordering van de verhuurder
- De verhuurder: volledige betalingshistoriek, nuttig bij een procedure voor onbetaalde huur
De verjaringstermijn van 5 jaar is voorzien in artikel 2277 van het Burgerlijk Wetboek. Na deze termijn kan geen betalingsvordering meer worden ingesteld.
Formaat en archivering van kwitanties
De huurkwitantie heeft geen wettelijk opgelegd formaat. Ze kan zijn:
- Papier: door de verhuurder ondertekend document
- Digitaal: e-mail, PDF of document gegenereerd door beheersoftware
- Bankafschrift: het bewijs van overschrijving wordt doorgaans aanvaard als betalingsbewijs
Aanbevolen inhoud:
| Element | Detail |
|---|---|
| Betaaldatum | Dag, maand, jaar |
| Bedrag | Huur + kosten (gedetailleerd) |
| Bestreken periode | Betrokken maand |
| Identiteit van de partijen | Verhuurder en huurder |
| Adres van het pand | Referentie van het contract |
Met BailBelgique worden kwitanties automatisch gegenereerd bij elke betaling die via open banking wordt gedetecteerd. Ze worden digitaal gearchiveerd en zijn op elk moment toegankelijk.
Nut van kwitanties bij geschillen
Kwitanties spelen een sleutelrol in verschillende situaties:
- Vordering voor onbetaalde huur: de verhuurder moet bewijzen dat de huur niet ontvangen is; de huurder bewijst zijn betaling via de kwitantie
- Kostenafrekening: kwitanties die huur en kosten detailleren, maken het mogelijk de coherentie met de jaarlijkse afrekening te verifieren
- Fiscale aangifte: kwitanties dienen als verantwoordingsstuk voor de huurinkomsten
- Procedure bij de vrederechter: de betalingshistoriek is een bepalend element in de beoordeling van de rechter
Bij gebrek aan kwitantie kan het bankafschrift als bewijs dienen, maar het is minder precies (geen detail huur/kosten).
Regionale bijzonderheden
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
De ordonnantie van 27 juli 2017 voorziet dat de huurder het recht heeft om een huurkwitantie te vragen. De verhuurder mag dit niet weigeren. De kwitantie moet huur en kosten afzonderlijk detailleren.
Waals Gewest
Het decreet van 15 maart 2018 neemt hetzelfde principe over: de huurder kan op elk moment een kwitantie eisen. De verhuurder moet deze gratis verstrekken.
Vlaams Gewest
Het Vlaams Woninghuurdecreet van 9 november 2018 legt eveneens het recht op een kwitantie op. In Vlaanderen kan de huurder bij elke betaling een kwitantie vragen.
Burgerlijk Wetboek, art. 2277 — verjaring van 5 jaar voor huurvorderingen. Art. 1315 — bewijslast.