Combien de temps garder les quittances de loyer
Conservez les quittances de loyer pendant au moins 5 ans apres la fin du bail. Ce delai correspond a la prescription civile pour les actions personnelles en Belgique. Pendant cette periode, le proprietaire ou le locataire peut reclamer des sommes dues.
La quittance de loyer est le document par lequel le proprietaire confirme avoir recu le paiement du loyer. Elle protege les deux parties :
- Le locataire : preuve qu’il a bien paye, en cas de reclamation du proprietaire
- Le proprietaire : historique complet des paiements, utile en cas de procedure pour impaye
Le delai de prescription de 5 ans est prevu par l’article 2277 du Code civil. Au-dela de ce delai, aucune action en paiement ne peut plus etre introduite.
En savoir plus : le loyer.
Format et archivage des quittances
La quittance de loyer n’a pas de forme legale imposee. Elle peut etre :
- Papier : document signe par le proprietaire
- Numerique : e-mail, PDF ou document genere par un logiciel de gestion
- Releve bancaire : la preuve de virement est generalement acceptee comme preuve de paiement
Contenu recommande :
| Element | Detail |
|---|---|
| Date du paiement | Jour, mois, annee |
| Montant | Loyer + charges (detailles) |
| Periode couverte | Mois concerne |
| Identite des parties | Bailleur et locataire |
| Adresse du bien | Reference du bail |
Avec BailBelgique, les quittances sont generees automatiquement a chaque paiement detecte via l’open banking. Elles sont archivees numeriquement et accessibles a tout moment.
Voir aussi : Le locataire doit-il entretenir les volets et stores ?.
Voir aussi : Faut-il payer la TVA sur les loyers en Belgique.
Utilite des quittances en cas de litige
Les quittances jouent un role cle dans plusieurs situations :
- Reclamation de loyer impaye : le proprietaire doit prouver que le loyer n’a pas ete recu ; le locataire prouve qu’il a paye via la quittance
- Decompte de charges : les quittances detaillant loyer et charges permettent de verifier la coherence avec le decompte annuel
- Declaration fiscale : les quittances servent de justificatif pour les revenus locatifs
- Procedure au juge de paix : l’historique des paiements est un element determinant dans l’appreciation du juge
En l’absence de quittance, le releve bancaire peut servir de preuve, mais il est moins precis (pas de detail loyer/charges).
Specificites regionales
Region de Bruxelles-Capitale
L’ordonnance du 27 juillet 2017 prevoit que le locataire a le droit de demander une quittance de loyer. Le proprietaire ne peut pas refuser. La quittance doit detailler le loyer et les charges separement.
Region wallonne
Le decret du 15 mars 2018 reprend le meme principe : le locataire peut exiger une quittance a tout moment. Le proprietaire doit la fournir gratuitement.
Region flamande
Le Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018 impose egalement le droit a la quittance. En Flandre, le mot utilise est “kwitantie” et le locataire peut la demander a chaque paiement.
Code civil, art. 2277 — prescription de 5 ans pour les actions en paiement de loyers. Art. 1315 — charge de la preuve.