Vrijgavebrief van de huurwaarborg

Wanneer de vrijgavebrief opstellen

De vrijgavebrief past in de chronologie van het einde van het contract:

1. Opzegging: de huurder of de verhuurder meldt het einde van het contract
2. Uittredende plaatsbeschrijving: tegensprekelijk bezoek van de woning
3. Akkoord over de waarborg: de partijen komen overeen over eventuele inhoudingen
4. Opstelling en ondertekening van de vrijgavebrief: document ondertekend door beide partijen
5. Indiening bij de bank: voorlegging van de brief aan het loket of verzending per post
6. Vrijgave van de fondsen: overschrijving door de bank in de daaropvolgende dagen

Optimale timing:

De vrijgavebrief wordt idealiter ondertekend op de dag zelf van de uittredende plaatsbeschrijving, als de partijen onmiddellijk akkoord gaan. Bij onderhandeling kan ze worden ondertekend in de dagen of weken erna.

Er bestaat geen wettelijke termijn voor de ondertekening van de brief. Een buitensporige vertraging van de verhuurder kan echter als rechtsmisbruik worden gekwalificeerd (zie teruggavetermijn).

Verplichte vermeldingen van de brief

De vrijgavebrief moet de volgende elementen bevatten om door de bank te worden aanvaard:

Identificatie van de partijen:

• Naam, voornaam en adres van de verhuurder
• Naam, voornaam en nieuw adres van de huurder

Identificatie van de rekening:

• Nummer van de huurwaarborgrekening
• Naam van de bank
• Bedrag van de waarborg (kapitaal + gekapitaliseerde interesten)

Vrijgaveinstructies:

• Aan de huurder vrij te geven bedrag
• Eventueel aan de verhuurder te storten bedrag (inhouding voor schade)
• IBAN-nummer van de huurder voor de overschrijving
• IBAN-nummer van de verhuurder voor de eventuele inhouding

Formaliteiten:

• Datum van de brief
• Vermelding “Gelezen en goedgekeurd” gevolgd door het bedrag voluit geschreven
• Originele handtekeningen van beide partijen

De brief moet in twee originele exemplaren worden opgesteld: een voor de bank en een voor elke partij. Sommige banken bieden een standaardformulier aan dat de partijen enkel hoeven in te vullen en te ondertekenen.

Gedeeltelijke vrijgave van de waarborg

Wanneer huurschade wordt vastgesteld bij de uittredende plaatsbeschrijving, kan de waarborg gedeeltelijk worden vrijgegeven:

Procedure voor gedeeltelijke vrijgave:

1. De uittredende plaatsbeschrijving stelt de schade vast
2. De partijen komen overeen over het herstellingsbedrag
3. De vrijgavebrief vermeldt twee begunstigden:

• De huurder: voor het saldo van de waarborg
• De verhuurder: voor het bedrag dat overeenkomt met de herstellingen

Voorbeeld:

Aandachtspunten:

• Het ingehouden bedrag moet gerechtvaardigd worden door offertes of facturen
• De inhouding mag alleen betrekking hebben op huurschade (niet op normale slijtage)
• De gekapitaliseerde interesten worden altijd aan de huurder terugbetaald
• Als de schade het waarborgbedrag overstijgt, kan de verhuurder het surplus langs gerechtelijke weg opeisen

Bij onenigheid over de begroting van de schade is het verkieslijk een gedeeltelijke vrijgave overeen te komen voor het niet-betwiste deel, en de vrederechter in te schakelen voor het betwiste saldo.

Bij weigering tot ondertekening

Als een van de partijen de ondertekening van de vrijgavebrief weigert, blijft de waarborg geblokkeerd. Er bestaan verschillende verhaalsmogelijkheden:

Voor de huurder wiens verhuurder weigert te ondertekenen:

1. Ingebrekestelling: een aangetekend schrijven versturen met het resultaat van de plaatsbeschrijving en het verzoek tot ondertekening binnen 15 dagen
2. Verzoening: een verzoening aanvragen bij de griffie van het vredegerecht (gratis)
3. Gerechtelijke procedure: de vrederechter inschakelen via verzoekschrift (20-50 EUR)
4. Vonnis: de rechter beveelt de vrijgave en zijn beslissing vervangt de ontbrekende handtekening

Voor de verhuurder wiens huurder weigert te ondertekenen:

De verhuurder volgt dezelfde procedure. Als schade gedocumenteerd is (plaatsbeschrijving, foto’s, offertes), kan de vrederechter een inhouding op de waarborg bevelen.

De beslissing van de vrederechter:

Het vonnis van de vrederechter heeft uitvoerbare kracht. De bank is verplicht de fondsen vrij te geven overeenkomstig het vonnis, zonder de handtekening van de in gebreke gebleven partij nodig te hebben. De huurder legt het vonnis voor bij de bank, die tot overschrijving overgaat.

Formulieren per bank:

Sommige banken bieden hun eigen gestandaardiseerd vrijgaveformulier aan:

Raadpleeg voor complexe situaties de pagina’s problemen met de huurwaarborg en teruggave van de waarborg. Als de waarborg door het OCMW werd samengesteld, betrekt de vrijgavebrief ook het centrum voor maatschappelijk welzijn.