Documents a demander aux candidats huurders
Quels documents le verhuurder peut legalement demander a un candidat huurder in Belgie. Liste autorisee, documents interdits et bonnes pratiques.
Wettelijk toegestane documenten
De eigenaar mag de volgende documenten aan een kandidaat-huurder vragen:
| Document | Doel | Onmisbaar |
|---|---|---|
| Identiteitsbewijs (voorzijde) | Identiteitsverificatie | Ja |
| 3 laatste loonstroken | Maandelijks inkomen | Ja |
| Arbeidsovereenkomst (of werkgeversattest) | Professionele stabiliteit | Aanbevolen |
| Laatste aanslagbiljet | Globale jaarinkomsten | Aanbevolen |
| Attest vorige verhuurder | Referenties | Optioneel |
| Gezinssamenstelling | Aantal bewoners | Optioneel |
Deze documenten maken het mogelijk de solvabiliteit van de kandidaat te beoordelen en zijn vermogen om de huur regelmatig te betalen. De ratio huur/inkomsten mag niet meer dan een derde van het netto-inkomen bedragen.
Overhandig een gestandaardiseerd kandidatuurformulier dat identiek is voor alle kandidaten om elk verwijt van discriminatie te vermijden.
Verboden documenten
De AVG en de antidiscriminatiewet verbieden het vragen van bepaalde documenten:
| Verboden document | Reden |
|---|---|
| Uittreksel strafregister | Prive-leven — geen verband met de verhuur |
| Medisch attest | Discriminatie op basis van gezondheid |
| Bankrekeninguittreksels | Excessieve gegevens (AVG) |
| Identiteitsfoto | Tenzij gerechtvaardigd noodzakelijk |
| Attest van het ziekenfonds | Discriminatie op basis van gezondheid |
| Attest van goed gedrag | Prive-leven |
| Verklaring van geen schulden | Niet wettelijk voorzien |
Het vragen van deze documenten kan een fout uitmaken ten aanzien van de AVG (excessieve gegevensverzameling) en een vorm van indirecte discriminatie. De kandidaat kan weigeren en de situatie melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
De eigenaar is een verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Hij mag alleen de strikt noodzakelijke gegevens verzamelen voor de beoordeling van de kandidatuur en moet ze verwijderen als de kandidaat niet wordt weerhouden.
Bijzondere gevallen
Zelfstandigen en vrije beroepen
| Document | Alternatief voor loonstroken |
|---|---|
| Aanslagbiljet (3 laatste) | Stabiele jaarinkomsten |
| Boekhoudkundig attest | Gemiddelde maandelijkse inkomsten |
| Socialezekerheidsbijdragen | Bewijs van regelmatige activiteit |
| Boekhoudkundige balans (vereenvoudigd) | Globaal financieel overzicht |
Studenten
Als de huurder student is, levert de borg (ouder of voogd) zijn eigen inkomensdocumenten. Het huurcontract vermeldt de borg en zijn hoofdelijke aansprakelijkheid voor de huurbetaling.
Uitkeringsgerechtigden
Een kandidaat die werkloos is of OCMW-steun ontvangt, kan de attesten van de RVA of het OCMW leveren. Een kandidaat uitsluitend weigeren omdat hij een uitkering ontvangt, kan een discriminatie op basis van vermogen uitmaken.
Bewaring en AVG-verplichtingen
| Verplichting | Detail |
|---|---|
| Doeleinde | Uitsluitend beoordeling van de kandidatuur |
| Bewaartermijn | Verwijderen na beslissing (max 6 maanden) |
| Beveiliging | Beveiligde opslag, beperkte toegang |
| Recht op inzage | De kandidaat kan zijn gegevens opvragen |
| Recht op wissing | De kandidaat kan de verwijdering vragen |
Voor de weerhouden kandidaat worden de documenten die nodig zijn voor het huurcontract bewaard gedurende de hele duur van het huurcontract + 5 jaar (verjaring). Voor niet-weerhouden kandidaten verwijdert u de dossiers binnen 6 maanden.
Een software voor verhuurbeheer beveiligt de opslag van kandidaatsdocumenten en automatiseert de verwijdering na de wettelijke termijn. Om een volledig kandidatuursdossier samen te stellen, begeleid de kandidaat met een gestandaardiseerd formulier.