Documents a demander aux candidats locataires
Quels documents le proprietaire peut legalement demander a un candidat locataire en Belgique. Liste autorisee, documents interdits et bonnes pratiques.
Documents legalement autorises
Le proprietaire peut demander les documents suivants a un candidat locataire :
| Document | Objectif | Indispensable |
|---|---|---|
| Piece d’identite (recto) | Verification d’identite | Oui |
| 3 dernieres fiches de paie | Revenus mensuels | Oui |
| Contrat de travail (ou attestation employeur) | Stabilite professionnelle | Recommande |
| Dernier avertissement-extrait de role | Revenus annuels globaux | Recommande |
| Attestation ancien bailleur | References | Optionnel |
| Composition de menage | Nombre d’occupants | Optionnel |
Ces documents permettent d’evaluer la solvabilite du candidat et sa capacite a payer le loyer regulierement. Le ratio loyer/revenus ne doit pas depasser un tiers des revenus nets.
Remettez un formulaire de candidature standardise identique a tous les candidats pour eviter tout reproche de discrimination.
Documents interdits
Le RGPD et la loi anti-discrimination interdisent de demander certains documents :
| Document interdit | Raison |
|---|---|
| Extrait de casier judiciaire | Vie privee — sans rapport avec la location |
| Certificat medical | Discrimination sur la sante |
| Releve bancaire | Donnees excessives (RGPD) |
| Photo d’identite | Sauf besoin justifie |
| Attestation de mutuelle | Discrimination sur la sante |
| Certificat de bonne conduite | Vie privee |
| Attestation de non-dette | Non prevu par la loi |
Demander ces documents peut constituer une faute au regard du RGPD (collecte excessive de donnees) et une forme de discrimination indirecte. Le candidat peut refuser et signaler la situation a l’Autorite de protection des donnees.
Le proprietaire est un responsable de traitement au sens du RGPD. Il ne peut collecter que les donnees strictement necessaires a l’evaluation de la candidature et doit les supprimer si le candidat n’est pas retenu.
Cas particuliers
Independants et professions liberales
| Document | Alternative aux fiches de paie |
|---|---|
| Avertissement-extrait de role (3 derniers) | Revenus annuels stables |
| Attestation comptable | Revenus mensuels moyens |
| Avis de cotisations sociales | Preuve d’activite reguliere |
| Bilan comptable (simplifie) | Vision globale des finances |
Etudiants
Si le locataire est etudiant, le garant (parent ou tuteur) fournit ses propres justificatifs de revenus. Le bail mentionne le garant et sa solidarite pour le paiement du loyer.
Beneficiaires d’allocations
Un candidat au chomage ou au CPAS peut fournir les attestations de l’ONEM ou du CPAS. Refuser un candidat uniquement parce qu’il recoit des allocations peut constituer une discrimination basee sur la fortune.
Conservation et obligations RGPD
| Obligation | Detail |
|---|---|
| Finalite | Evaluation de la candidature uniquement |
| Duree de conservation | Supprimer apres decision (max 6 mois) |
| Securite | Stockage securise, acces restreint |
| Droit d’acces | Le candidat peut demander ses donnees |
| Droit a l’effacement | Le candidat peut demander la suppression |
Pour le candidat retenu, les documents necessaires au bail sont conserves pendant toute la duree du bail + 5 ans (prescription). Pour les candidats non retenus, supprimez les dossiers dans les 6 mois.
Un logiciel de gestion locative securise le stockage des documents candidats et automatise la suppression apres le delai legal. Pour constituer un dossier de candidature complet, guidez le candidat avec un formulaire standardise.
Questions fréquentes
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Oui. Les fiches de paie (3 derniers mois) et/ou le dernier avertissement-extrait de role sont des documents couramment demandes et legalement autorises. Ils permettent d'evaluer la solvabilite du candidat.
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Non. Le releve bancaire contient des informations personnelles excessives (depenses detaillees). Demandez les fiches de paie ou l'avertissement-extrait de role pour evaluer les revenus, pas les habitudes de depenses.
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Oui. Les independants peuvent fournir leur dernier avertissement-extrait de role, une attestation comptable de revenus, ou les 3 derniers avis de cotisations sociales. Ces documents prouvent la regularite des revenus.