De documenten die nodig zijn om te huren in Belgie
Volledige lijst van documenten die nodig zijn om een woning te huren in Belgie. Verplichtingen van de eigenaar, de huurder en documenten die bij wet verboden zijn.
De documenten die de eigenaar moet bezorgen
Voordat een goed in verhuur wordt gesteld, moet de eigenaar een reeks verplichte documenten verzamelen. Deze verplichtingen varieren licht per gewest maar de gemeenschappelijke basis is identiek.
In Belgie stelt een eigenaar die verhuurt zonder de verplichte documenten te bezorgen zich bloot aan administratieve sancties en vooral aan een verzwakte juridische positie bij geschillen.
Het EPC-attest moet beschikbaar zijn vanaf de publicatie van de advertentie. De score en het label moeten in elke verhuuradvertentie worden vermeld. De andere documenten moeten ten laatste op de dag van de ondertekening van het huurcontract klaar zijn.
Verplichte documenten (alle gewesten)
| Document | Wanneer bezorgen | Geldigheid |
|---|---|---|
| EPC-attest | Voor de advertentie | 10 jaar |
| Schriftelijk huurcontract (2 originelen) | Bij ondertekening | Duur van het huurcontract |
| Intredende plaatsbeschrijving | Dag van de sleuteloverdracht | Duur van het huurcontract |
Specifieke documenten per gewest
Brussel:
- Elektrisch conformiteitsattest (verplicht)
- Informatie over het indicatief rooster van huurprijzen
- Gasconformiteitsattest (bij gasinstallatie)
Wallonie:
- Informatieve bijlage over rechten en plichten
- Elektrisch conformiteitsattest (aanbevolen)
- Conformiteitsattest van de verwarmingsinstallatie
Vlaanderen:
- Elektrisch conformiteitsattest (verplicht voor nieuwe installaties)
- Informatieve bijlage over het Woninghuurdecreet
- Verzekeringsattest brandverzekering van het gebouw
De technische diagnoses
Naast de wettelijke verplichtingen heeft de eigenaar er belang bij om te bezorgen:
- Het laatste controleverslag van de ketel
- Het schoorsteenveeg-attest
- Het conformiteitsrapport van de gasinstallaties
- Het asbestattest (voor oudere gebouwen, nog niet verplicht maar in voorbereiding)
De documenten die de huurder moet bezorgen
Het kandidatuurdossier
De huurder die solliciteert voor een woning moet documenten bezorgen die zijn identiteit en solvabiliteit bewijzen. Hier is de lijst van toegestane documenten:
| Document | Doel | Verplicht? |
|---|---|---|
| Identiteitskaart / verblijfsvergunning | Identificatie | Ja |
| 3 laatste loonfiches | Solvabiliteit | Ja |
| Arbeidsovereenkomst | Stabiliteit | Aanbevolen |
| Aanslagbiljet | Jaarlijks inkomen | Naargelang profiel |
| Gezinssamenstelling | Aantal bewoners | Aanbevolen |
| Werkgeversattest | Bevestiging tewerkstelling | Optioneel |
| Referentie vorige eigenaar | Huurgeschiedenis | Optioneel |
Na de ondertekening van het huurcontract
De huurder moet aan de eigenaar bezorgen:
- Het verzekeringsattest brandverzekering/huurdersaansprakelijkheid
- Het bewijs van domiciliering (als het huurcontract dit vereist)
- De storting van de huurwaarborg op de geblokkeerde rekening
Om een volledig en overtuigend dossier samen te stellen, raadpleeg onze gids over het kandidatuurdossier van de huurder.
De documenten die de eigenaar niet mag vragen
De antidiscriminatiewet en het recht op privacy beperken strikt de documenten die een eigenaar kan eisen. Een verboden document vragen stelt de eigenaar bloot aan sancties en kan een aanwijzing van discriminatie vormen.
Lijst van verboden documenten
- Uittreksel uit het strafregister: disproportionele inbreuk op de privacy
- Bankafschrift: enkel loonfiches bewijzen de solvabiliteit
- Attest van niet-schuldenlast (NBB): verboden
- Medisch dossier: gezondheidsinformatie is beschermd
- Uittreksel uit huwelijks- of echtscheidingsakte: burgerlijke staat is een beschermd criterium
- Attest van niet-zwangerschap: verboden discriminatie
- Informatie over etnische afkomst, religie of overtuigingen: beschermde criteria
- Pasfoto (voor selectiedoeleinden): fysiek criterium is beschermd
Wat te doen als een eigenaar een verboden document vraagt?
- Weiger beleefd en herinner aan de wet
- Meld het geval bij Unia (Interfederaal Centrum voor gelijke kansen) als u denkt slachtoffer te zijn van discriminatie
- Bewaar een schriftelijk bewijs van het verzoek (e-mail, bericht)
Voor meer informatie over selectie zonder discriminatie, raadpleeg onze gids.
De registratie van het huurcontract
Waarom het huurcontract registreren?
De registratie van het huurcontract bij de FOD Financien is een wettelijke verplichting van de eigenaar. Dit moet binnen 2 maanden na ondertekening gebeuren. De registratie is gratis voor woninghuurcontracten.
Gevolgen van de registratie:
- De huurder is beschermd bij verkoop van het goed (de nieuwe eigenaar moet het huurcontract respecteren)
- De huurder van een niet-geregistreerd huurcontract kan het opzeggen zonder opzegtermijn of vergoeding
- De registratie is noodzakelijk opdat de huurindexering toepasbaar is
De procedure op MyRent
- Inloggen op MyRent (FOD Financien) met uw eID of itsme
- De gegevens van het huurcontract invoeren (partijen, adres, huur, duur)
- Het ondertekende huurcontract uploaden als PDF
- De registratie bevestigen
De eigenaar ontvangt een bevestiging met het registratienummer.
Benodigde documenten
- Het ondertekende huurcontract in origineel (scan PDF)
- De rijksregisternummers van de partijen
- Het volledig adres van het goed
- Het bedrag van de huur en de kosten
Praktische adviezen
Voor eigenaars
- Verzamel alle documenten voor u de advertentie publiceert
- Laat het EPC en de technische attesten vooraf opmaken (de wachttijden kunnen lang zijn)
- Vraag nooit verboden documenten: de juridische en reputatierisico’s zijn het niet waard
- Registreer het huurcontract binnen 2 maanden: het is gratis en beschermt beide partijen
Voor huurders
- Bereid uw kandidatuurdossier voor de bezichtigingen voor
- Bezorg enkel de toegestane documenten
- Controleer of de eigenaar u het EPC en de verplichte attesten bezorgt
- Zorg ervoor dat het huurcontract is geregistreerd (vraag het registratienummer)
De tools om het te vereenvoudigen
Met BailBelgique integreert het online huurcontract automatisch de verplichte clausules van uw gewest, de vereiste bijlagen en de registratieprocedure. U hoeft niet langer achter documenten aan te lopen: alles is gecentraliseerd in een enkele tool voor verhuurbeheer.
Veelgestelde vragen
-
De eigenaar moet bezorgen: het EPC-attest (verplicht in de 3 gewesten), het elektrisch conformiteitsattest (verplicht in Brussel), en een ontwerp van schriftelijk huurcontract. Hij moet ook het reglement van mede-eigendom ter beschikking stellen (indien van toepassing) en de informatie over het indicatief rooster van huurprijzen (in Brussel).
-
Nee. Het strafregister behoort tot de documenten die de eigenaar niet mag vragen. De antidiscriminatiewet verbiedt elk verzoek om een document dat discriminatie op basis van een beschermd criterium mogelijk zou maken. Het vragen van het strafregister wordt beschouwd als een disproportionele inbreuk op de privacy van de kandidaat.
-
Het huurcontract voorziet doorgaans de verplichting om een brandverzekering/huurdersaansprakelijkheid af te sluiten. De eigenaar kan een verzekeringsattest vragen na de ondertekening van het huurcontract. In Wallonie en Brussel is de brandverzekering quasi-verplicht. De eigenaar kan geen specifieke verzekeraar opleggen.
-
Om het huurcontract te registreren op MyRent (FOD Financien) heeft u nodig: het ondertekende huurcontract in origineel, de plaatsbeschrijving (indien beschikbaar), het registratieformulier en de rijksregisternummers van de partijen. De registratie is gratis voor woninghuurcontracten en moet binnen 2 maanden gebeuren.
Beheer al uw huurcontracten in een tool
Huurcontract genereren, MyRent registratie, betalingsopvolging, digitale plaatsbeschrijving. 14 dagen gratis proefperiode.