Volledige checklist voor een plaatsbeschrijving in Belgie

Voor de plaatsbeschrijving: de voorbereiding

De plaatsbeschrijving is het referentiedocument voor de teruggave van de huurwaarborg bij het einde van het huurcontract. Een onvolledige of afgeraffeld plaatsbeschrijving is de eerste bron van geschillen tussen verhuurders en huurders in Belgie. Deze checklist begeleidt u stap voor stap om niets te vergeten.

Wanneer uitvoeren?

• Intrede: op de dag van de sleuteloverhandiging, voordat de huurder intrekt. De woning moet leeg en proper zijn.
• Uittrede: op de laatste dag van het huurcontract, nadat de huurder de woning heeft leeggemaakt en schoongemaakt.

Het materiaal voorbereiden

• Formulier voor de plaatsbeschrijving (papier of tablet)
• Smartphone of fototoestel met actieve tijdstempel
• Meetlint
• Waterpas (om de vloeren te controleren)
• Balpen (nooit potlood)
• Zaklamp (voor kelders, meters)
• Exemplaar van het ondertekende huurcontract
• Intredeplaatsbeschrijving (voor de uittrede)

Controle kamer per kamer

Doorloop elke kamer in de richting van de klok vertrekkend vanaf de voordeur. Controleer voor elke kamer systematisch:

Inkomhal

• Staat van de voordeur (slot, klink, oppervlak)
• Muren: verf, behang, gaten, scheuren
• Vloer: type bekleding, staat, krassen
• Verlichting: werking van schakelaars en verlichtingsarmaturen
• Elektriciteitsmeter: locatie en stand

Woonkamer / Living

• Muren (4 zijden): verf, scheuren, sporen, pluggaten
• Vloer: parket, tegels, tapijt — algemene staat, krassen, vlekken
• Plafond: scheuren, vochtsporen, verf
• Ramen: staat van het schrijnwerk, beglazing, klinken, dichtheid
• Rolluiken / zonnewering: werking
• Stopcontacten en schakelaars: staat en werking
• Radiatoren: staat, werking, thermostaat

Keuken

• Muren en vloer: staat, vetvlekken
• Werkblad: staat van het oppervlak
• Gootsteen en kraanwerk: werking, afvoer, voegen
• Meegeleverde huishoudtoestellen: staat en werking (kookplaat, oven, afzuigkap, koelkast)
• Keukenmeubilair: staat van deuren, scharnieren, laden
• Ventilatie: afzuigkap of ventilatieroosters

Slaapkamer(s)

• Muren, vloer, plafond: zelfde procedure als de woonkamer
• Ramen en verduistering (rolluiken, zonnewering, gordijnen indien meegeleverd)
• Stopcontacten, schakelaars, verlichting
• Ingebouwde kasten: interieur en buitenkant

Badkamer / Doucheruimte

• Muren: tegels, voegen (schimmel, scheuren)
• Vloer: tegels, voegen, waterdichtheid
• Ligbad / douche: staat van het oppervlak, kraanwerk, douchekop
• Lavabo: staat, kraanwerk, afvoer
• WC: werking van de spoeling, staat van pot en bril
• Ventilatie: mechanische ventilatie of ventilatierooster
• Spiegel en vaste accessoires

Meters en technische uitrusting

Opname van meterstanden

Neem de meterstand op en fotografeer elke meter:

• Elektriciteit: enkelvoudige of tweevoudige meter (dag/nacht)
• Gas: stand in m3
• Water: stand in liters of m3

Deze opnames dienen voor de verdeling van het verbruik tussen de oude en de nieuwe huurder.

Te testen uitrusting

• Verwarming: zet de ketel of de elektrische radiatoren aan
• Warm water: controleer de werking van de boiler of het warmwatertoestel
• Kranen: open elke kraan (warm en koud water)
• Schakelaars: test elke schakelaar en elk stopcontact
• Rolluiken en zonnewering: volledige op- en neerbeweging
• Sloten: alle sleutels in alle sloten
• Deurbel / intercom: werking
• Rookmelder: aanwezigheid en werking (verplicht)

Foto’s en documentatie

Regels voor foto’s bij de plaatsbeschrijving

• Tijdstempel: activeer de datum en het uur op de foto’s
• Overzicht: een panoramafoto van elke kamer
• Details: close-up van elke vastgestelde afwijking
• Schaal: plaats een referentieobject (munt, meetlint) naast beschadigingen
• Volledigheid: fotografeer ook de elementen in goede staat (bewijs bij betwisting)

Organisatie van de foto’s

Benoem of klasseer de foto’s per kamer om ze gemakkelijk terug te vinden. Als u een digitale tool gebruikt, worden de foto’s doorgaans automatisch geintegreerd in het rapport.

Niet te vergeten bijgebouwen

Verwaarlaas de volgende ruimtes niet, die vaak bron van geschillen zijn:

• Kelder: vocht, verlichting, slot
• Garage: deur, vloer, verlichting
• Terras / balkon: vloer, balustrade, verlichting
• Tuin: staat van het gazon, omheining, poort
• Gemeenschappelijke delen: brievenbussen, fietsenstalling

Handtekening en opvolging

De ondertekening

• Elke pagina van het document moet worden geparafeerd door beide partijen
• Het definitieve document wordt ondertekend in twee originele exemplaren (een voor elke partij)
• Als een expert aanwezig is, tekent hij ook
• De foto’s worden als bijlage bij het document gevoegd of digitaal overgemaakt

De betwistingstermijn

De huurder beschikt over een maand na zijn intrede om gebreken te melden die niet werden vermeld, per aangetekend schrijven. De verhuurder moet deze opmerkingen toevoegen aan de plaatsbeschrijving.

Bewaring

Bewaar de plaatsbeschrijving gedurende de hele duur van het huurcontract en minstens een jaar na het einde van het huurcontract (verjaringstermijn voor huurgeschillen).

Bij onenigheid

Als de partijen niet tot een overeenkomst komen over de vaststelling:

1. Doe een beroep op een onafhankelijke expert (landmeter, erkend architect)
2. De kosten worden 50/50 gedeeld tussen de partijen
3. In laatste instantie kan de vrederechter een gerechtelijk expert aanstellen

Een grondige plaatsbeschrijving beschermt beide partijen. Om uw huurherstellingen te beheren en uw documenten te centraliseren, gebruik software voor verhuurbeheer die de archivering van plaatsbeschrijvingen en foto’s integreert.