Al uw verhuurdocumenten op een plek

Als verhuurder verzamelt u in de loop der jaren een berg aan documenten: huurcontracten, plaatsbeschrijvingen, kwitanties, verzekeringsattesten, energiecertificaten en correspondentie met huurders. Het documentbeheersysteem van BailBelgique centraliseert al deze bestanden in een veilige en overzichtelijke online omgeving.

Nooit meer zoeken in papieren mappen of lokale harde schijven. Met BailBelgique heeft u altijd en overal toegang tot het juiste document, automatisch gekoppeld aan het juiste eigendom en de juiste huurder.

Slimme opslag en organisatie

Het documentbeheersysteem is ontworpen om u tijd te besparen bij het terugvinden van documenten:

Automatische classificatie: wanneer u een document uploadt, herkent het systeem het type (contract, kwitantie, factuur, attest) en koppelt het automatisch aan het juiste dossier.

Mappenstructuur per eigendom: elk eigendom heeft een eigen digitaal dossier met submappen voor contracten, financiele documenten, onderhoud en correspondentie. De structuur wordt automatisch aangemaakt wanneer u een nieuw eigendom toevoegt.

Zoekfunctie: zoek op documentnaam, type, datum of gekoppelde huurder. De volledige tekst van PDF-documenten is doorzoekbaar dankzij OCR-technologie.

Versiebeheer: wanneer u een document bijwerkt (bijvoorbeeld een contractwijziging), bewaart het systeem alle vorige versies. U kunt altijd terugkeren naar een eerdere versie.

Automatisch gegenereerde documenten: kwitanties, indexeringsbrieven en jaaroverzichten die het platform genereert, worden automatisch opgeslagen in het juiste dossier. U hoeft niets handmatig te archiveren.

Documenten delen en samenwerken

Verhuurbeheer is zelden een individuele bezigheid. U deelt documenten met huurders, medebeheerders, accountants en soms met advocaten of notarissen:

  • Huurdersportaal: deel specifieke documenten rechtstreeks met uw huurders via hun beveiligd portaal. Zij kunnen hun contract, kwitanties en plaatsbeschrijving altijd raadplegen.
  • Gedeelde toegang: nodig uw accountant of medebeheerder uit met beperkte leesrechten. Zij zien alleen de documenten die voor hen relevant zijn.
  • Beveiligd verzenden: stuur documenten per e-mail met een beveiligde downloadlink die automatisch verloopt na een ingestelde periode.
  • Digitale handtekening: laat huurcontracten en bijlagen digitaal ondertekenen zonder fysieke afspraak. Juridisch geldig conform de Belgische wetgeving op elektronische handtekeningen.

Alle deelacties worden gelogd zodat u altijd kunt nagaan wie welk document wanneer heeft geraadpleegd of gedownload.

Orde in uw verhuurdossiers

Met het documentbeheersysteem van BailBelgique brengt u structuur in uw administratie. Alles is veilig opgeslagen, snel terug te vinden en eenvoudig te delen. Zo bespaart u tijd en vermijdt u de stress van verloren documenten of gemiste deadlines.