Stappen om bestaand huurbeheer te digitaliseren
De digitalisering verloopt in 4 stappen: bestaande documenten scannen, geschikte software kiezen en instellen, gegevens van elk pand en huurder importeren en automatiseringen activeren. Reken op 2 tot 4 uur per pand voor een volledige migratie.
Hier is het gedetailleerde proces:
- Documenteninventaris: verzamel alle documenten van elk pand (huurcontract, plaatsbeschrijving, kwitanties, correspondentie, verzekeringen)
- Digitalisering: scan papieren documenten naar PDF. Orden ze per pand en type
- Softwarekeuze: selecteer huurbeheersoftware aangepast aan de Belgische markt
- Instelling: maak elk pand aan met kenmerken (adres, oppervlakte, huur, kosten)
- Huurders importeren: voeg de gegevens van elke huurder toe (contactgegevens, intredidatum, huurbedrag)
- Automatiseringen activeren: configureer kwitanties, indexeringsberekening en betalingsherinneringen
Prioritair te digitaliseren documenten
Niet alle documenten hebben dezelfde urgentie. Begin met degene die nodig zijn voor het dagelijkse beheer:
Hoge prioriteit:
- Lopend huurcontract en bijlagen
- Plaatsbeschrijving bij intrede
- Bewijs van huurwaarborg
- Verzekeringsattest van de huurder
Gemiddelde prioriteit:
- Kwitanties van de laatste 12 maanden
- Belangrijke correspondentie (aanmaningen, akkoorden)
- Kostenafrekeningen
Lage prioriteit:
- Historiek van oude kwitanties
- Oude huurcontracten (vertrokken huurders)
- Documenten van eerdere werken
Gebruik een scan-app op uw smartphone (Adobe Scan, Microsoft Lens) om snel papieren documenten te digitaliseren. De kwaliteit volstaat voor archivering en deze apps rechten automatisch de pagina’s recht.
Veelgemaakte fouten bij de migratie
Verschillende valkuilen komen vaak voor bij de digitalisering:
- Importeren zonder te controleren: maak van de migratie gebruik om te controleren of alle informatie actueel is (huidige huur, contactgegevens huurder, indexeringsdatum)
- De historiek vergeten: importeer de betalingshistoriek van het lopende jaar om meteen een volledig overzicht te hebben
- De opleiding verwaarlozen: neem de tijd om alle functionaliteiten van de software te ontdekken voor u begint
- Alles tegelijk willen doen: als u meerdere panden hebt, werk dan pand per pand in plaats van alles tegelijk te importeren
De migratie is ook een gelegenheid om uw praktijken bij te werken en te controleren of uw huurcontracten conform zijn aan de geldende regionale wetgevingen.
Regionale bijzonderheden
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Controleer bij de migratie of uw Brusselse huurcontracten de verplichte bijlagen bevatten die voorzien zijn door de ordonnantie van 27 juli 2017, waaronder het indicatieve huurprijzenrooster.
Waals Gewest
Zorg ervoor dat de Waalse huurcontracten conform zijn aan het decreet van 15 maart 2018 en dat de toelichtende bijlagen bijgevoegd zijn.
Vlaams Gewest
Voor panden in Vlaanderen vereist het Vlaams Woninghuurdecreet van 9 november 2018 dat alle documenten in het Nederlands beschikbaar zijn. Uw software moet dit ondersteunen.
De bewaring van huurdocumenten wordt aanbevolen gedurende minstens 10 jaar na het einde van het huurcontract (gemene verjaringstermijn). Beveiligde digitale archivering voldoet aan deze verplichting.