Wat is een volmacht om een huurcontract te ondertekenen?

Een volmacht is een rechtshandeling waarmee een persoon (de volmachtgever) een andere persoon (de gevolmachtigde) machtigt om in zijn naam te handelen. In het kader van een huurcontract laat de volmacht de gevolmachtigde toe het huurcontract te ondertekenen in de plaats van de afwezige verhuurder of huurder.

Het Belgisch recht onderscheidt twee types volmacht:

  • Algemene volmacht: machtigt de gevolmachtigde om alle handelingen van lopend beheer te verrichten. Ze wordt zelden gebruikt voor een huurcontract omdat ze te ruim is.
  • Bijzondere volmacht: machtigt de gevolmachtigde om een welbepaalde handeling te verrichten (hier, een bepaald huurcontract ondertekenen). Dit is de aanbevolen en veiligste vorm.

Voor een huurcontract geniet de bijzondere volmacht altijd de voorkeur. Ze bakent duidelijk de bevoegdheden van de gevolmachtigde af en beschermt de volmachtgever tegen elke overschrijding.

Wanneer een volmacht gebruiken voor een huurcontract?

De ondertekening bij volmacht is nuttig in verschillende courante situaties:

  • Afwezigheid van de verhuurder: de eigenaar woont in het buitenland of kan zich niet verplaatsen op de dag van de ondertekening.
  • Vennootschap als eigenaar: wanneer het goed toebehoort aan een vennootschap, ondertekent een vertegenwoordiger of een gevolmachtigde in naam van de rechtspersoon.
  • Tijdelijke verhindering: ziekte, beroepsreis, onbeschikbaarheid op de afgesproken dag.
  • Beheer door een derde: een vastgoedbeheerder of een makelaar ondertekent in naam van de eigenaar.

De volmacht is niet nodig als het contract wordt ondertekend met een elektronische handtekening: elke partij ondertekent op afstand, zonder gevolmachtigde.

Vorm en verplichte vermeldingen van de volmacht

Om geldig te zijn, moet de volmacht bestemd voor de ondertekening van een huurcontract aan meerdere voorwaarden voldoen:

Schriftelijke vorm

De volmacht moet schriftelijk worden opgesteld en ondertekend door de volmachtgever. Een handgeschreven of getypt document wordt aanvaard. De notariele vorm is niet verplicht voor een woninghuurcontract.

Verplichte vermeldingen

De volmacht moet minimaal bevatten:

  • Identiteit van de volmachtgever: naam, voornaam, adres, rijksregisternummer.
  • Identiteit van de gevolmachtigde: dezelfde gegevens.
  • Precies voorwerp: ondertekening van het huurcontract betreffende het goed gelegen te [exact adres].
  • Omvang van de bevoegdheden: mag de gevolmachtigde over de huurprijs onderhandelen, wijzigingen aanvaarden, de bijlagen ondertekenen?
  • Geldigheidsduur: de volmacht kan in de tijd beperkt zijn.
  • Datum en handtekening van de volmachtgever.

Kopie gevoegd bij het contract

Een kopie van de volmacht moet bij het ondertekende contract worden gevoegd. De gevolmachtigde ondertekent het contract met de vermelding dat hij handelt “krachtens een volmacht”. Het origineel van de volmacht wordt bewaard door de volmachtgever.

Risico’s en beperkingen van de volmacht

De ondertekening bij volmacht houdt risico’s in die moeten worden geanticipeerd:

  • Overschrijding van bevoegdheden: als de gevolmachtigde clausules ondertekent die niet door de volmacht zijn voorzien, kan de volmachtgever hun geldigheid betwisten. De huurder te goeder trouw is echter beschermd.
  • Te vage volmacht: een algemene of onnauwkeurige volmacht is een bron van geschillen. Het is essentieel om een gedetailleerde bijzondere volmacht op te stellen.
  • Herroeping: de volmachtgever kan de volmacht op elk moment voor de ondertekening herroepen. De gevolmachtigde moet hiervan op de hoogte worden gebracht.
  • Aansprakelijkheid van de gevolmachtigde: de gevolmachtigde is aansprakelijk als hij de grenzen van de volmacht overschrijdt.

Bij twijfel over de geldigheid van een volmacht kan de huurder een schriftelijke bevestiging van de volmachtgever eisen of vragen om de ondertekening uit te stellen. Voor de voorafgaande controles bij de ondertekening: wat controleren voor de ondertekening van een huurcontract.