Hoe elektronisch tekenen 2026: stap voor stap handleiding

Methode 1: ondertekenen met itsme

itsme is de meest gebruikte Belgische app voor gekwalificeerde handtekeningen. Procedure in 5 stappen:

1. Het verzoek ontvangen: e-mail met beveiligde link.
2. De mobiele app itsme openen (vereist een actieve Belgische bankrekening).
3. Het document lezen: voor het ondertekenen volledig doorlezen.
4. Bevestigen met itsme-pincode of biometrie (vingerafdruk, gezichtsherkenning).
5. Het ondertekende document downloaden, verzonden per e-mail. Bewaring als archiveerbare PDF gedurende 10 jaar.

Totale duur: 2-3 minuten.

Methode 2: ondertekenen met Belgische eID

Gratis alternatief via de elektronische identiteitskaart:

1. Vereisten: eID-kaart + kaartlezer of smartphone met NFC.
2. eID Viewer installeren via bosa.belgium.be.
3. De kaart plaatsen in de lezer.
4. Het document ondertekenen: de PDF openen via Adobe Reader, op “Ondertekenen” klikken, het eID-certificaat selecteren, de pincode invoeren.
5. Archiveren: opslaan en naar de partijen verzenden.

Methode 3: ondertekenen via e-mail

Voor een eenvoudige en snelle handtekening. U ontvangt een e-mail met een beveiligde link, u klikt, u tekent of typt uw handtekening, u bevestigt. Geen download vereist.

Deze methode is geschikt voor informele akkoorden. Voor een huurcontract of een belangrijke akte verdient itsme of eID de voorkeur.

Methode 4: een PDF ondertekenen met Adobe Reader

Voor een eenvoudige handtekening op een bestaand PDF-document:

1. De PDF openen in Adobe Acrobat Reader.
2. Klikken op “Invullen en ondertekenen”.
3. “Ondertekenen” kiezen en vervolgens “Een handtekening toevoegen”.
4. Tekenen, typen of een afbeelding van uw handtekening uploaden.
5. De handtekening op de gewenste plaats zetten.
6. Opslaan onder een nieuwe naam.

Zwakke juridische waarde, maar voldoende voor informele akkoorden.

Hoe een contract online ondertekenen?

Gespecialiseerde webplatformen (DocuSign, Dropbox Sign, Connective) volgen een gemeenschappelijke procedure:

1. De uitnodiging ontvangen per e-mail met beveiligde link.
2. De identiteit verifieren (sms, e-mail, itsme naargelang het niveau).
3. Ondertekenen via tekening, typen of gekwalificeerde handtekening.
4. Het einddocument ontvangen met bewijs van tijdstempel.

Andere personen laten ondertekenen

Om een document door meerdere partijen te laten ondertekenen:

1. Het document voorbereiden: de definitieve PDF uploaden, de ondertekeningszones toevoegen.
2. De ondertekenaars uitnodigen: de e-mailadressen invullen, de volgorde bepalen als het sequentieel is.
3. Opvolging in real time: melding bij elke stap. Ontvangstbevestiging bij elke ondertekening.
4. Afronding: het einddocument wordt met certificaat naar alle partijen gestuurd.

Specifieke gevallen

Een huurcontract ondertekenen

Voor een huurcontract wordt de gekwalificeerde handtekening via itsme of eID sterk aanbevolen. Zie: elektronische handtekening voor huurcontract.

Een aanhangsel ondertekenen

Om een aanhangsel bij een huurcontract te ondertekenen geldt dezelfde procedure als bij het oorspronkelijke huurcontract. Alle partijen moeten ondertekenen.

Ondertekenen met ontvangstbevestiging

Voor akten met een sterke juridische waarde (opzegging, ingebrekestelling) combineert u de elektronische handtekening met een elektronisch aangetekend schrijven.

Voor de juridische details van de ondertekening van het huurcontract: elektronische handtekening huurcontract. Om een huurcontract op te stellen voor ondertekening: een huurcontract online opstellen.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Een niet-gefinaliseerd document ondertekenen: controleer of alle clausules definitief zijn.
• Een eenvoudige handtekening gebruiken voor een belangrijke akte: een huurcontract verdient een gekwalificeerde handtekening.
• Het ondertekende document niet archiveren: bewaar minimaal 5 jaar, 10 jaar aanbevolen.
• Ondertekenen zonder te lezen: de elektronische handtekening is juridisch bindend.
• De dubbele handtekening vergeten: beide partijen moeten ondertekenen om het te valideren.