1. Mandaten en eigenaars
Gecentraliseerde eigenaarsfiches met panden, contactvoorkeuren, uitwisselingshistoriek en documenten. Realtime toegang voor het team. Elektronisch beheersmandaat met eIDAS-handtekening en automatische wettelijke archivering. Geconsolideerd overzicht per klant (panden, huurinkomsten, kosten, rendement). Multi-entiteitenbeheer (natuurlijke persoon, vennootschap) met afzonderlijke rapporten.
2. Documentcreatie
Contractgeneratie alle types (hoofdverblijfplaats, korte duur, student, gemeubileerd, handelshuur). Actuele clausules (decreten WAL/BXL/VLA, EPB-plafonds). Addenda en overdrachten snel gegenereerd. Digitale plaatsbeschrijvingen via begeleide mobiele app. Automatische kwitanties. Standaardbrieven (ingebrekestelling, opzegging, indexering, kostenafrekening, attesten).
3. eIDAS elektronische handtekening
Handtekening op afstand (contract, addendum, mandaat, PB) in 24-48 u. Sterke authenticatie (SMS, e-mail, Belgische eID). Bewijskrachtige archivering met gekwalificeerde tijdstempeling.
4. Betalingsopvolging
DSP2 open banking gekoppeld aan bankrekeningen eigenaar of derdenrekening kantoor. Intelligente koppeling (gestructureerde mededeling, bedrag, afzender). Dagelijkse vertragingswaarschuwingen. Rapportage per pand, eigenaar, periode (CSV/Excel-export).
5. Herinneringen en wanbetalingen
Automatische workflow in 4 stappen: vriendelijke herinnering (J+3), formele aanmaning (J+15), ingebrekestelling (J+30), aangetekende brief (J+45). Aanpasbare termijnen per huurprofiel. Tijdgestempelde juridische historiek. Vergemakkelijkte overdracht naar advocaat of incassobureau.
6. Indexering en herziening
Automatische berekening (Belgische gezondheidsindex, gewestelijke EPB-plafonds). Indexeringsbrief gegenereerd. Waarschuwing 60 dagen vóór vervaldatum. Automatische jaarlijkse kostenafrekening.
7. Rapportage en advies
Geautomatiseerd maandrapport naar de eigenaar. Geconsolideerd fiscaal jaarrapport (CSV/Excel). Investeringsdashboards: bruto/netto rendement, bezettingsgraad, vergelijking tussen panden. Simulatie nieuwe plaatsing (kasstroomprojectie 5-10 jaar).
8. Commercieel en prospectie
CRM eigenaarsprospecten (leads, opvolging, conversies). Kwalificatie per bron: vastgoedportalen, aanbeveling, sociale media. Gepersonaliseerde kantoorpagina (publieke vitrine). Portaalintegratie (Immoweb, Immoscoop). Virtueel bezoek (360°-integratie en video’s).
9. Mobiliteit en UX
Volledige mobiele applicatie: PB ter plaatse, addenda ondertekenen, kwitanties valideren. Responsieve webinterface op tablet en mobiel. Push-meldingen voor kritieke waarschuwingen.
10. Conformiteit en beveiliging
Continue wettelijke updates (decreten WAL/BXL/VLA, EPB-besluiten, Burgerlijk Wetboek). GDPR: EU-hosting, TLS 1.3-encryptie, verwijdering op verzoek. Volledige traceerbaarheid: elke actie gelogd, audit mogelijk.
Business winst voor het vastgoedkantoor
Een uitgerust vastgoedmakelaar wint aan efficiëntie. Tijdwinst op administratie en herinneringen. De beste software voor een Belgisch kantoor dekt huurbeheer, verhuur-verkoop, rapportage en conformiteit. Op lange termijn transformeert een goed instrument de houding: minder operationeel, meer advies. De kernfunctie blijft automatisering.
| Categorie | Kernfuncties |
|---|---|
| Mandaten | Eigenaarsfiches, eIDAS-mandaat, multi-entiteiten |
| Documenten | Contract, addendum, PB, kwitanties, brieven |
| Handtekening | eIDAS, sterke authenticatie, archivering |
| Betalingen | Open banking, koppeling, waarschuwingen |
| Wanbetalingen | 4-stappen workflow, incasso |
| Indexering | Automatische berekening, waarschuwing, afrekening |
| Rapportage | Maandelijks, fiscaal, dashboard |
| Commercieel | CRM, portalen, virtueel bezoek |
| Mobiliteit | App, responsief, meldingen |
| Beveiliging | Updates, GDPR, traceerbaarheid |
Zie hub vastgoedkantoren · voordelen · elektronische handtekening B2B.