BailBelgique accorde une importance primordiale a la protection de vos donnees personnelles. La presente politique explique quelles donnees nous collectons, pourquoi, comment nous les protegeons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits, conformement au Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD – UE 2016/679) et a la legislation belge applicable.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos donnees personnelles est :
| Raison sociale | BailBelgique SRL |
| Siege social | Avenue Louise 367, 1050 Bruxelles, Belgique |
| Numero BCE | [a completer] |
| Contact general | contact@bailbelgique.be |
| Contact RGPD | contact@bailbelgique.be |
Pour toute question relative au traitement de vos donnees, vous pouvez nous contacter aux coordonnees ci-dessus.
2. A quel moment collectons-nous vos donnees ?
BailBelgique est amenee a recueillir et a traiter vos donnees personnelles dans plusieurs situations, selon votre utilisation du Site et des Services.
2.1 Navigation sur le Site
Lors de votre navigation, certaines donnees techniques sont collectees automatiquement pour assurer le bon fonctionnement des Services et ameliorer l’experience utilisateur :
- Votre historique de navigation (pages consultees, duree de visite)
- Des informations sur votre appareil et navigateur (type, systeme d’exploitation, navigateur utilise)
- Vos donnees de connexion (adresse IP, date et heure de connexion, logs techniques)
2.2 Creation de Compte
L’acces aux Services necessite la creation d’un Compte Client. Les donnees collectees peuvent inclure :
- Vos coordonnees : prenom, nom, adresse postale, adresse e-mail, numero de telephone
- Les coordonnees des parties au bail : notamment celles du locataire (prenom, nom, adresse, e-mail)
- Les informations relatives au bien immobilier : adresse, surface, caracteristiques, equipements, annee de construction
- Les informations relatives a la location : type de bail, duree, date de commencement, diagnostics legaux
2.3 Generation de documents
Dans le cadre de la generation de documents (contrats de bail, etats des lieux, avenants), vous completez des formulaires contenant des donnees personnelles relatives aux parties et au bien immobilier. Vous demeurez responsable de l’exactitude de ces donnees avant validation et utilisation.
2.4 Paiement
Les paiements sont traites via un prestataire de paiement securise agree, seul habilite a collecter vos coordonnees bancaires.
BailBelgique ne stocke ni n’a acces a vos donnees bancaires. Seul l’historique des transactions est conserve, a des fins contractuelles, comptables et statistiques.
2.5 Inscription a la newsletter
Avec votre consentement, vous pouvez recevoir notre newsletter. Vous pouvez retirer votre consentement a tout moment, sans frais ni justification :
- En cliquant sur le lien « Se desabonner » present au bas de chaque e-mail
- En nous ecrivant a contact@bailbelgique.be
Le retrait du consentement n’affecte pas la liceite des envois effectues avant ce retrait.
2.6 Contact avec le support
Lorsque vous contactez notre service client, nous collectons uniquement les informations necessaires pour traiter votre demande : coordonnees d’identification, adresse e-mail, numero de telephone si communique, et toute information que vous transmettez volontairement.
Certaines donnees sont indispensables a la bonne execution des Services. L’absence de communication de ces donnees peut empecher l’acces aux Services concernes.
3. Finalites et base legale du traitement
Conformement au RGPD, chaque traitement de donnees repose sur une base legale precise. Voici un recapitulatif :
| Finalite | Base legale RGPD |
|---|---|
| Creation et gestion du Compte Client | Execution du contrat (art. 6.1.b) |
| Generation de documents (bail, EDL) | Execution du contrat (art. 6.1.b) |
| Facturation et paiement | Execution du contrat et obligation legale (art. 6.1.b et c) |
| Conservation des donnees comptables | Obligation legale (art. 6.1.c) |
| Securite du Site et detection de fraude | Interet legitime (art. 6.1.f) |
| Amelioration des Services et statistiques | Interet legitime (art. 6.1.f) |
| Envoi de la newsletter | Consentement (art. 6.1.a) |
| Cookies non essentiels | Consentement (art. 6.1.a) |
| Defense en justice et contentieux | Interet legitime (art. 6.1.f) |
4. Mesures de securite
La securite de vos donnees est une priorite absolue. Nous avons mis en place des mesures adaptees a tous les utilisateurs, du particulier au professionnel.
4.1 Securite accessible a tous
- Hebergement en Europe, dans des centres de donnees conformes au RGPD
- Acces restreint aux seules personnes habilitees, soumises a des obligations de confidentialite
- Communications protegees par protocole SSL/TLS
- Comptes securises par identifiants uniques et mots de passe forts
- Sauvegardes regulieres pour reduire le risque de perte de donnees
4.2 Securite avancee
- Chiffrement AES-256 pour les donnees au repos et protocole TLS 1.3 pour les echanges
- Authentification renforcee avec jetons securises (JWT) pour les sessions et API
- Surveillance continue des infrastructures (monitoring 24/7, pare-feu, IDS/IPS)
- Audits de securite reguliers, internes et externes
- Mises a jour et patchs de securite appliques de maniere proactive
- Plans de reprise et continuite d’activite (PRA/PCA)
- Journalisation des actions sensibles pour garantir tracabilite et integrite
Nos pratiques suivent les bonnes pratiques internationales, notamment celles issues de la norme ISO 27001. Neanmoins, aucun systeme n’etant totalement invulnerable, BailBelgique demeure tenue d’une obligation de moyens et non de resultat.
5. Duree de conservation
Nous conservons vos donnees personnelles uniquement pour la duree necessaire a la realisation des finalites decrites dans la presente Politique.
| Type de donnees | Duree de conservation |
|---|---|
| Donnees de Compte et contractuelles | Duree de la relation contractuelle + 3 ans |
| Documents generes (baux, EDL) | 10 ans apres la fin du bail |
| Donnees de facturation et comptables | 10 ans (obligation legale) |
| Donnees de contact (prospects) | 3 ans a compter du dernier contact |
| Donnees marketing (newsletter) | Jusqu’au retrait du consentement |
| Logs techniques et connexion | 12 mois maximum |
| Cookies | 13 mois maximum (recommandation APD) |
A l’issue de ces periodes, vos donnees sont supprimees ou anonymisees de maniere securisee, afin qu’aucune identification ne soit plus possible. Certaines donnees peuvent etre archivees avec un acces restreint pour une duree supplementaire imposee par la loi.
6. Destinataires et partage des donnees
BailBelgique ne partage vos donnees qu’avec des tiers de confiance et uniquement dans les cas strictement necessaires.
6.1 Prestataires de services (sous-traitants)
Nos donnees peuvent etre transmises aux prestataires qui agissent pour notre compte :
| Prestataire | Finalite |
|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Hebergement web |
| Amazon Web Services (AWS) | Hebergement et stockage |
| Prestataire de paiement agree | Traitement des paiements |
| Prestataire de services de confiance eIDAS | Signature electronique qualifiee |
| Prestataire emailing | Envoi des newsletters et notifications |
| Google Analytics / equivalent | Mesure d’audience (avec consentement) |
Ces prestataires n’agissent que sur instruction de BailBelgique, ne peuvent utiliser vos donnees a d’autres fins et sont contractuellement tenus de respecter des obligations strictes de confidentialite et de securite (accord de sous-traitance RGPD – art. 28).
6.2 Partenaires commerciaux
Avec votre accord explicite uniquement, vos donnees peuvent etre partagees avec des partenaires dans le cadre d’offres complementaires que vous auriez selectionnees.
BailBelgique s’engage a ne jamais vendre vos donnees personnelles et a ne permettre aucune prospection commerciale par des tiers sans votre consentement prealable.
6.3 Autorites et obligations legales
Nous pouvons communiquer certaines donnees aux autorites competentes, conseils juridiques ou organismes publics lorsque la loi l’exige, dans le cadre de litiges, procedures judiciaires, controles administratifs ou pour la defense des droits de BailBelgique.
7. Transferts de donnees hors Union europeenne
Vos donnees sont principalement hebergees dans l’Union europeenne. Toutefois, certains de nos prestataires peuvent etre situes hors UE (par exemple AWS pour certaines regions, ou des outils d’analyse).
Lorsqu’un transfert hors UE est necessaire, BailBelgique s’assure qu’il est encadre par :
- Une decision d’adequation de la Commission europeenne, ou
- Les clauses contractuelles types (CCT) adoptees par la Commission europeenne, ou
- Toute autre garantie appropriee prevue par le RGPD (art. 46)
Vous pouvez demander communication des garanties mises en place pour ces transferts en nous contactant a contact@bailbelgique.be.
8. Cookies et traceurs
Notre Site utilise des cookies pour assurer son bon fonctionnement, mesurer l’audience et ameliorer l’experience utilisateur. Le detail des cookies utilises, leur finalite et la maniere de les gerer sont presentes dans notre politique cookies.
Lors de votre premiere visite, un bandeau de consentement vous permet d’accepter, refuser ou personnaliser les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos preferences a tout moment via le gestionnaire de cookies disponible en bas de page.
9. Vos droits
Conformement au RGPD et a la legislation belge, vous disposez des droits suivants concernant vos donnees personnelles :
Pour verifier votre identite, nous pouvons vous demander de joindre une piece d’identite a votre demande. Nous repondrons a votre demande dans un delai d’un mois, pouvant etre prolonge de deux mois en cas de complexite.
10. Reclamation aupres de l’autorite de controle
Si vous estimez que vos droits n’ont pas ete respectes, vous disposez du droit d’introduire une reclamation aupres de l’Autorite de Protection des Donnees (APD), l’autorite belge competente en matiere de protection des donnees personnelles.
Nous vous invitons toutefois a nous contacter au prealable afin de rechercher une solution amiable a votre demande.
11. Evolution de la politique
La presente politique peut etre amenee a evoluer, notamment pour prendre en compte :
- Les evolutions legislatives et reglementaires
- Les recommandations des autorites de controle (APD, CEPD)
- Les modifications des Services et de leur evolution technologique
Toute modification entre en vigueur des sa publication sur notre Site. La date de derniere mise a jour figure toujours en haut du present document.
En cas de changement majeur affectant vos droits ou la maniere dont nous traitons vos donnees, BailBelgique s’engage a vous en informer directement par email ou par notification sur le Site et, lorsque la loi l’exige, a recueillir a nouveau votre consentement.
12. Contact
Pour toute question concernant la presente politique ou le traitement de vos donnees personnelles :
- Par email : contact@bailbelgique.be
- Par courrier : BailBelgique SRL, Avenue Louise 367, 1050 Bruxelles, Belgique