Au minimum 3 exemplaires pour un bail classique
Il faut signer autant d’originaux que de parties ayant un interet distinct, plus un exemplaire pour l’enregistrement. En pratique, pour un bail entre un bailleur et un locataire, cela signifie 3 exemplaires minimum. Avec la signature electronique, un seul fichier PDF suffit.
Cette regle decoule de l’article 1325 de l’ancien Code civil belge, qui impose le “double original” pour les contrats synallagmatiques. Chaque partie doit detenir un original complet signe par toutes les parties. Le nombre d’originaux doit etre mentionne sur chaque exemplaire du contrat.
En cas de colocation, le nombre d’exemplaires augmente : il faut un original par colocataire ayant un interet distinct. Avec 3 colocataires et un bailleur, comptez donc 5 originaux (4 parties + 1 pour l’enregistrement).
L’absence de mention du nombre d’originaux ou un nombre insuffisant peut rendre le bail contestable devant le juge de paix, meme si les tribunaux sont parfois tolerants sur ce point.
En savoir plus : le FAQ Bail et contrat.
Signature papier vs signature electronique
La question du nombre d’exemplaires se pose differemment selon le mode de signature :
Signature papier :
- Chaque exemplaire doit etre un original complet (pas une photocopie)
- Toutes les pages doivent etre paraphees par toutes les parties
- Mentionner en bas du contrat : “Fait en X exemplaires”
- Un exemplaire supplementaire pour l’enregistrement via MyRent
Signature electronique :
- Un seul document numerique signe par toutes les parties suffit
- Chaque partie recoit une copie identique du fichier signe
- Pas besoin d’exemplaire supplementaire pour l’enregistrement
- La signature electronique a valeur legale en Belgique
Avec la signature electronique de BailBelgique, la question du nombre d’exemplaires est resolue automatiquement. Chaque signataire recoit une copie du document signe, et le PDF est pret pour l’enregistrement.
Voir aussi : Comment créer un bail en ligne en Belgique ?.
Voir aussi : voir la réponse.
Voir aussi : Combien de temps pour enregistrer un bail.
En savoir plus : contrat de bail.
Cas particuliers et nombre d’exemplaires
| Situation | Nombre minimum d’exemplaires |
|---|---|
| 1 bailleur + 1 locataire | 3 (bailleur + locataire + enregistrement) |
| 1 bailleur + couple marie | 3 (bailleur + couple + enregistrement) |
| 1 bailleur + 2 colocataires | 4 (bailleur + 2 colocataires + enregistrement) |
| 2 bailleurs (indivision) + 1 locataire | 4 (2 bailleurs + locataire + enregistrement) |
| Bail devant notaire | Le notaire conserve la minute, pas besoin d’exemplaires multiples |
Couples : un couple marie ou cohabitant legal est considere comme ayant un seul interet. Un seul exemplaire suffit pour le couple. En revanche, des colocataires sans lien conjugal ont chacun un interet distinct.
Bail notarie : si vous optez pour un bail notarie, le notaire conserve l’original (la “minute”) et delivre des copies certifiees conformes. La regle du double original ne s’applique pas.
Si vous ne signez qu’un seul exemplaire papier, le bail peut etre conteste pour non-respect de la regle du double original. Meme si les tribunaux sont parfois tolerants, cette irregularite peut etre invoquee par une partie de mauvaise foi.
Specificites regionales
Region de Bruxelles-Capitale
L’ordonnance du 27 juillet 2017 ne deroge pas a la regle du double original. L’annexe obligatoire (grille indicative des loyers) doit etre jointe a chaque exemplaire.
Region wallonne
Le decret du 15 mars 2018 prevoit la meme regle. L’annexe explicative des droits et obligations doit accompagner chaque original.
Region flamande
Le Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018 exige que chaque exemplaire soit accompagne de l’annexe informative obligatoire en neerlandais.
Ancien Code civil, art. 1325 — Texte sur Justel. La regle du double original s’applique a tout contrat synallagmatique sous seing prive.