En Belgique

La relance automatique est une fonctionnalite cle des logiciels de gestion locative en ligne. Elle permet au bailleur de configurer des rappels automatiques envoyes aux locataires en retard de paiement, sans intervention manuelle.

L’objectif est de detecter et traiter les arrieres de loyer le plus tot possible. Les statistiques montrent qu’un rappel envoye dans les 5 premiers jours de retard permet de recouvrer plus de 80 % des impayes sans aller plus loin dans la procedure.

Comment ca fonctionne

Configuration. Le proprietaire definit les parametres dans le logiciel :

  • Jour de declenchement : nombre de jours de retard apres la date d’echeance (ex : J+5)
  • Canal : e-mail, SMS ou les deux
  • Ton : cordial pour le premier rappel, plus ferme pour les suivants
  • Escalade : envoi d’une mise en demeure automatique apres un certain delai (ex : J+15)

Detection. Grace a l’open banking ou au pointage manuel, le logiciel identifie les loyers non recus a la date prevue.

Envoi. Le rappel part automatiquement, avec les informations du paiement attendu (montant, reference, compte destinataire). Le locataire peut payer directement en cliquant sur un lien de paiement.

i
Bon a savoir
La relance automatique n’est pas une mise en demeure au sens juridique. Elle ne fait pas courir les interets de retard et ne constitue pas un prealable obligatoire a l’action en justice. C’est un outil de gestion, pas un acte juridique.

Exemple concret

Sophie gere 3 appartements via un logiciel en ligne. Elle configure les relances ainsi :

  • J+5 : rappel cordial par e-mail (“Nous n’avons pas encore recu votre loyer de mai…”)
  • J+15 : relance ferme par e-mail + SMS
  • J+30 : alerte au proprietaire pour envoi d’une mise en demeure par recommande

Depuis qu’elle a active cette fonctionnalite, Sophie constate que 90 % des retards sont regularises dans les 5 jours suivant le premier rappel.

Points d’attention

Ton et relation. Les rappels doivent rester courtois. Un ton agressif des le premier retard peut degrader la relation bailleur-locataire. La plupart des retards sont dus a un oubli, pas a une mauvaise foi.

i
Attention
La relance automatique ne remplace pas la mise en demeure par lettre recommandee, qui reste obligatoire avant toute action judiciaire. C’est un complement, pas un substitut.

RGPD. L’envoi de relances automatiques implique le traitement de donnees personnelles du locataire (adresse e-mail, numero de telephone). Le proprietaire doit respecter le RGPD et informer le locataire de ce traitement.