Étape 1 : Clôturer avec le locataire sortant
Recevoir ou envoyer le préavis
Le locataire sortant annonce son départ par courrier recommandé. Le délai de préavis est généralement de 3 mois côté locataire. Côté bailleur, 6 mois dans la plupart des cas. Dès réception, noter la date exacte de fin de bail.
Calculer les indemnités éventuelles
Si le locataire rompt un bail de résidence principale durant les 3 premières années : 3 mois de loyer (1re année), 2 mois (2e), 1 mois (3e). Au-delà, aucune indemnité.
Planifier les visites
Pendant le préavis, le bailleur peut organiser des visites pour trouver le successeur. Le locataire sortant doit accepter ces visites à des conditions raisonnables.
Confirmer la date de sortie
Quelques jours avant, confirmer par écrit : heure de remise des clés, présence pour l’EDL, adresse de transfert du courrier.
Étape 2 : Réaliser l’état des lieux de sortie
L’EDL de sortie se fait le jour de la remise des clés. Reprendre l’EDL d’entrée. Comparer pièce par pièce. Distinguer usure normale (non imputable) et dégradations (imputables au locataire). Photographier chaque détail contesté. Les deux parties signent le jour même.
Si le locataire refuse de signer, noter le désaccord par écrit en présence d’un témoin ou faire constater par huissier.
Étape 3 : Gérer la garantie locative
Calculer le décompte
Après l’EDL de sortie, calculer ce qui peut être retenu : dégradations justifiées (avec devis), dernier mois de loyer si impayé, charges à régulariser. Toute retenue doit être proportionnée et documentée.
Accord sur la libération
Idéalement, bailleur et locataire signent le même jour un accord de libération. En cas de désaccord, le juge de paix est compétent.
Libérer les fonds
Avec l’accord signé, la banque débloque le compte sous 5-10 jours ouvrables.
Étape 4 : Signer un nouveau bail
Rechercher le nouveau locataire
Commencer dès réception du préavis. Vérifier pièce d’identité, revenus (3× le loyer), référence précédent bailleur.
Fixer le nouveau loyer
Profiter du changement pour ajuster au marché actuel. C’est un nouveau bail avec prix libre. Attention aux éventuelles règles PEB régionales.
Rédiger le nouveau contrat
Générer un nouveau contrat conforme à la région. Notre créateur de bail en ligne produit le document en 10 minutes.
Signer et enregistrer
Signature eIDAS ou en présentiel. Enregistrement obligatoire au SPF Finances dans les 2 mois. Gratuit via MyRent.
EDL d’entrée
Le jour de la remise des clés au nouveau locataire, réaliser un EDL d’entrée contradictoire. Ce document sera la référence pour son propre EDL de sortie.
Cas particulier : colocation
Quand un colocataire part
En colocation, le départ d’un colocataire n’entraîne pas la fin du bail. Les colocataires restants doivent trouver un remplaçant (avec accord bailleur) ou renégocier les conditions.
Signer un avenant
Pour officialiser le changement, les parties signent un avenant au bail. Cet avenant modifie le contrat existant sans le rompre.
La clause de solidarité
Tous les colocataires restent solidairement responsables du paiement du loyer complet. L’avenant doit libérer explicitement le colocataire sortant.
Nouveau pacte de colocation
Les colocataires peuvent mettre à jour leur pacte interne (répartition charges, règles communes).
Comparaison : relocation rapide vs pause locative
- Relocation rapide : nouveau locataire arrive dès le départ du sortant. Aucune vacance. Maximum de rentabilité.
- Pause locative : 1-2 semaines pour rafraîchir le bien. Vacance courte acceptable si elle permet de relouer plus cher.
- Pause longue : plus de 2 mois pour rénovations importantes. À éviter sauf si travaux indispensables.
Les erreurs à éviter
- Oublier l’EDL de sortie : le locataire récupère automatiquement sa garantie intégrale.
- Garder la garantie sans justification : contestable devant le juge de paix.
- Relouer sans EDL d’entrée : le bailleur perd toute capacité à réclamer des dégradations.
- Négliger l’enregistrement : le nouveau locataire peut partir sans préavis.
Check-list changement de locataire
- Recevoir/envoyer le préavis.
- Calculer les indemnités éventuelles.
- Organiser les visites pendant le préavis.
- Trouver et sélectionner le nouveau locataire.
- Réaliser l’EDL de sortie le jour de la remise des clés.
- Calculer le décompte de la garantie.
- Signer un accord de libération.
- Rédiger le nouveau bail.
- Signer et enregistrer.
- Réaliser l’EDL d’entrée du nouveau locataire.
En colocation, ajouter : signer un avenant + vérifier la clause de solidarité.