Quand utiliser ce modele
Ce modele de lettre permet au proprietaire de notifier officiellement au locataire l’indexation du loyer conformement a l’article 1728bis du Code civil. L’indexation est un droit du bailleur qui doit etre formellement demande par ecrit pour etre applicable.
Cas d’usage concrets
- Indexation annuelle standard : la date anniversaire du bail approche et vous souhaitez appliquer l’indexation sur base de l’indice sante
- Indexation retroactive : vous n’avez pas demande l’indexation a la date anniversaire et souhaitez la reclamer avec un effet retroactif (maximum 3 mois en arriere)
- Premier bail : c’est la premiere indexation du loyer depuis la signature du bail et vous souhaitez etablir la procedure correcte des le depart
- Logement avec bon PEB : votre logement possede un certificat PEB favorable (A, B, C ou D) qui vous autorise une indexation complete
- Renouvellement de bail : le bail a ete renouvele et vous souhaitez reprendre l’indexation sur le nouveau loyer de base
Conditions prealables a verifier
Avant d’envoyer la notification d’indexation, verifiez les points suivants :
| Condition | Detail |
|---|---|
| Bail enregistre | L’indexation est interdite si le bail n’est pas enregistre |
| Date anniversaire | L’indexation ne peut etre demandee qu’a partir de la date anniversaire du bail |
| Certificat PEB | A Bruxelles et en Wallonie, l’indexation est limitee ou interdite pour les logements de categorie E, F ou G |
| Loyer de base correct | Utilisez le loyer de base initial du bail (pas le loyer deja indexe) |
Consultez notre outil de calcul d’indexation pour obtenir le montant exact et nos modeles de documents.
Mentions obligatoires de la lettre
La notification d’indexation doit etre complete et transparente pour eviter toute contestation du locataire :
- Identite du proprietaire : nom, prenom, adresse de correspondance
- Identite du locataire : nom, prenom, adresse du bien loue
- Reference au bail : date de signature du contrat, date d’entree en vigueur du bail
- Loyer de base : montant initial convenu dans le bail (article du bail qui le mentionne)
- Detail complet du calcul : formule d’indexation appliquee avec les indices utilises
- Indices de reference : indice sante de depart (mois precedant la signature) et nouvel indice sante (mois precedant l’anniversaire), avec leur valeur exacte et leur source (Statbel)
- Montant du loyer indexe : resultat du calcul, arrondi au centime
- Date de prise d’effet : le premier jour du mois suivant la notification
- Base legale : reference a l’article 1728bis du Code civil
Formule legale d’indexation
Loyer indexe = Loyer de base x (Nouvel indice sante / Indice sante de depart)
| Element | Definition | Ou le trouver |
|---|---|---|
| Loyer de base | Loyer initial convenu au bail | Contrat de bail, article “loyer” |
| Indice de depart | Indice sante du mois precedant la signature du bail | Statbel (statbel.fgov.be) |
| Nouvel indice | Indice sante du mois precedant l’anniversaire du bail | Statbel (statbel.fgov.be) |
Cas particulier des limitations PEB
A Bruxelles et en Wallonie, les logements avec un certificat PEB de categorie E, F ou G sont soumis a des limitations d’indexation. Avant d’envoyer votre notification, verifiez la categorie PEB du logement et appliquez le correctif regional le cas echeant. Consultez notre page sur le PEB et l’indexation pour les details du calcul par region.
Pour gerer automatiquement l’indexation de vos loyers, utilisez la plateforme BailBelgique.
Modele type
[NOM, Prenom du proprietaire] [Adresse du proprietaire] [Code postal, Commune]
[NOM, Prenom du locataire] [Adresse du bien loue] [Code postal, Commune]
[Lieu], le [date]
Objet : Notification d’indexation du loyer - Bien situe [adresse du bien]
Madame, Monsieur,
En ma qualite de proprietaire du bien situe [adresse complete], dont vous etes locataire en vertu du contrat de bail signe le [date de signature] et entre en vigueur le [date d’entree en vigueur], je vous informe de l’indexation du loyer a l’occasion de la date anniversaire du bail.
Detail du calcul d’indexation :
- Loyer de base (article [numero] du bail) : [montant] euros
- Indice sante de depart ([mois/annee] - mois precedant la signature) : [valeur de l’indice]
- Nouvel indice sante ([mois/annee] - mois precedant l’anniversaire du bail) : [valeur de l’indice]
- Source : Statbel (statbel.fgov.be)
Calcul : [montant du loyer de base] x [nouvel indice] / [indice de depart] = [montant du loyer indexe] euros
Conformement a l’article 1728bis du Code civil, le nouveau loyer mensuel indexe s’eleve a [montant] euros a compter du [date d’effet : premier jour du mois suivant la notification].
[Le cas echeant - retroactivite :] L’indexation prenant effet a la date anniversaire du bail ([date]), je vous prie de bien vouloir egalement regulariser la difference pour les mois de [mois] a [mois], soit un montant de [montant total de regularisation] euros. Ce montant peut etre ajoute au prochain loyer ou echelonne sur [nombre] mois.
Je reste a votre disposition pour tout renseignement complementaire relatif a ce calcul.
Veuillez agreer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguees.
[Signature] [NOM, Prenom]
Pieces jointes :
- Copie de la page du bail mentionnant le loyer de base
- Releve des indices sante (source Statbel)
- [Le cas echeant] Copie du certificat PEB
Modalites d’envoi
La notification d’indexation n’exige pas de formalisme particulier mais doit etre ecrite et conservee :
- Courrier ordinaire : juridiquement suffisant pour notifier une indexation. Mode d’envoi le plus courant et le moins couteux
- Email : accepte si le bail prevoit la communication electronique ou si les echanges precedents se font habituellement par email. Demandez un accuse de lecture
- Lettre recommandee : conseillee si le locataire est susceptible de contester l’indexation ou de pretendre n’avoir jamais recu la notification. Le recommande prouve la date de reception et fait courir le delai de retroactivite
- Via la plateforme BailBelgique : notification automatique via l’espace locataire avec trace et horodatage
Conseils pratiques
- Anticipez : envoyez la notification quelques jours avant la date anniversaire du bail pour que le nouveau loyer soit applicable des le mois suivant
- Conservez une preuve : gardez une copie datee du courrier, l’accuse de reception email ou le recepisse postal
- Transparence : detaillez le calcul complet dans la lettre pour eviter les contestations du locataire. Un calcul transparent inspire confiance et reduit les litiges
- Regularite : indexez chaque annee pour eviter les pertes cumulees. Rappelez-vous que la retroactivite est limitee a 3 mois
En cas de contestation du locataire, consultez notre modele de lettre de contestation d’indexation pour comprendre les arguments possibles et preparer votre reponse.
Envoyez votre lettre recommandee en ligne depuis la plateforme BailBelgique.