Quand utiliser ce modele

Ce modele de lettre permet au locataire de demander formellement au proprietaire l’organisation d’un etat des lieux de sortie. L’etat des lieux de sortie est la comparaison du bien loue avec l’etat des lieux d’entree pour determiner si des degats locatifs doivent etre imputes au locataire au-dela de l’usure normale.

Cas d’usage concrets

  • Fin de preavis : vous avez donne votre conge par recommande et souhaitez organiser l’etat des lieux avant de rendre les cles a l’echeance du preavis
  • Fin de bail : le bail de 9 ans ou de courte duree arrive a son terme et aucun etat des lieux de sortie n’a ete planifie par le proprietaire ou l’agence
  • Proprietaire injoignable : le bailleur ne repond pas a vos demandes informelles (telephone, email, SMS) pour fixer une date d’etat des lieux
  • Protection de la garantie : vous souhaitez formaliser la demande par ecrit pour eviter que le proprietaire ne retienne abusivement la garantie locative en pretextant l’absence d’accord sur l’etat du bien
  • Bail etudiant ou courte duree : la duree du bail est limitee et la fin approche rapidement, necessitant une planification en amont

L’etat des lieux de sortie est regi par les articles 1730 et 1731 du Code civil belge et par les legislations regionales. Bien que non obligatoire, il constitue le document de reference pour la comparaison de l’etat du bien entre l’entree et la sortie. Sans etat des lieux de sortie, le locataire est presume avoir rendu le bien en bon etat, mais le proprietaire peut tenter de prouver le contraire.

Consultez nos modeles de documents locatifs pour les autres demarches de fin de bail.

Mentions obligatoires du document

La demande d’etat des lieux de sortie doit etre complete et proposer des modalites concretes :

  • Identite du locataire : nom, prenom, adresse actuelle (bien loue) et future adresse apres demenagement
  • Identite du proprietaire : nom, prenom ou denomination sociale, adresse de correspondance
  • Adresse du bien loue : localisation precise du logement (rue, numero, etage, boite, commune)
  • Reference au bail : date de signature du contrat, date de debut du bail
  • Date de fin de bail ou de preavis : date exacte a laquelle le locataire quittera le logement
  • Proposition de dates : au minimum deux ou trois creneaux precis (date, heure) pour la realisation de l’etat des lieux
  • Modalites : proposition de recours a un expert agree si les parties le souhaitent, avec partage des frais
  • Rappel de l’enjeu : mention de la necessite de l’etat des lieux pour la liberation de la garantie locative
  • Releve des compteurs : proposition de relever les compteurs d’eau, de gaz et d’electricite lors de l’etat des lieux

Points d’attention

Proposez des creneaux suffisamment espaces pour laisser au proprietaire une marge de manoeuvre. Prevoyez l’etat des lieux apres le nettoyage complet et le demenagement total du logement. Si vous avez effectue des travaux d’amelioration avec l’accord du proprietaire, mentionnez-le dans la lettre pour eviter toute confusion lors du constat.

Pour gerer les charges locatives de fin de bail et organiser le depart, utilisez la plateforme BailBelgique.

Modele type

[NOM, Prenom du locataire] [Adresse du bien loue] [Code postal, Commune]

[NOM, Prenom du proprietaire] [Adresse du proprietaire] [Code postal, Commune]

[Lieu], le [date]

Objet : Demande d’organisation de l’etat des lieux de sortie

Lettre recommandee avec accuse de reception

Madame, Monsieur,

Comme vous le savez, le bail portant sur le logement situe [adresse complete], conclu le [date de signature du bail], prend fin le [date de fin de bail/preavis]. Je quitterai le logement a cette date apres l’avoir remis en etat conformement a l’etat des lieux d’entree realise le [date de l’EDL d’entree].

Afin de proceder a la comparaison de l’etat du bien entre l’entree et la sortie, et de permettre la liberation de la garantie locative dans les meilleurs delais, je vous propose de realiser ensemble l’etat des lieux de sortie a l’une des dates suivantes :

  • [Date et heure - option 1]
  • [Date et heure - option 2]
  • [Date et heure - option 3]

Le logement sera entierement vide et nettoye a la date convenue. Je vous propose egalement de proceder au releve contradictoire des compteurs d’eau, de gaz et d’electricite a cette occasion.

Si vous souhaitez faire appel a un expert agree pour la realisation de l’etat des lieux, je suis dispose(e) a en partager les frais conformement a la legislation en vigueur.

Si aucune de ces dates ne vous convient, je vous invite a me proposer une alternative dans un delai de quinze jours a compter de la reception du present courrier.

En l’absence de reponse de votre part, je me reserve le droit de faire constater l’etat du logement par un huissier de justice, dont les frais pourraient etre mis a votre charge, et de saisir le juge de paix aux fins de liberation de la garantie locative.

Veuillez agreer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguees.

[Signature] [NOM, Prenom]

Pieces jointes :

  • Copie de l’etat des lieux d’entree du [date]
  • Copie du conge par recommande du [date]

Modalites d’envoi

La demande d’etat des lieux de sortie doit etre envoyee suffisamment tot pour laisser au proprietaire le temps de s’organiser :

  • Lettre recommandee avec accuse de reception : mode d’envoi fortement recommande, surtout si le proprietaire ne repond pas aux demandes informelles. Le recommande constitue une preuve en cas de litige devant le juge de paix
  • Delai d’envoi : au minimum 3 a 4 semaines avant la date de fin de bail, pour permettre au proprietaire de se liberer et, le cas echeant, de mandater un expert
  • Copie par email : envoyez egalement une copie par email en complement du recommande pour accelerer la communication et obtenir une reponse plus rapide
  • Alternative : une demande par email avec accuse de lecture peut suffire si les relations avec le proprietaire sont bonnes, mais elle n’aura pas la meme force probante devant le juge

En cas de refus du proprietaire

Si le proprietaire ne reagit pas dans le delai imparti, vous disposez de plusieurs recours :

  • Constat d’huissier : faites constater l’etat du logement par un huissier de justice. Ce constat fait foi devant le juge
  • Juge de paix : saisissez le juge de paix en reference pour obtenir la designation d’un expert judiciaire
  • Photos datees : en complement, photographiez methodiquement chaque piece du logement pour constituer votre dossier

Envoyez votre lettre recommandee en ligne directement depuis la plateforme BailBelgique.

Questions frequentes