When to use this template

Ce modele de lettre permet au tenant de demander formellement au landlord l’organisation d’un property inventory de sortie. L’property inventory de sortie est la comparaison du bien loue avec l’property inventory d’entree pour determiner si des degats locatifs doivent etre imputes au tenant au-dela de l’usure normale.

Cas d’usage concrets

  • Fin de notice period : vous avez donne votre conge par registered et souhaitez organiser l’property inventory avant de rendre les cles a l’echeance du notice period
  • Fin de lease : le lease de 9 ans ou de courte duree arrive a son terme et aucun property inventory de sortie n’a ete planifie par le landlord ou l’agence
  • Landlord injoignable : le landlord ne repond pas a vos demandes informelles (telephone, email, SMS) pour fixer une date d’property inventory
  • Protection de la garantie : vous souhaitez formaliser la demande par ecrit pour eviter que le landlord ne retienne abusivement la rental deposit en pretextant l’absence d’accord sur l’etat du bien
  • Lease etudiant ou courte duree : la duree du lease est limitee et la fin approche rapidement, necessitant une planification en amont

L’property inventory de sortie est regi par les articles 1730 et 1731 du Civil Code belge et par les legislations regionales. Bien que non obligatoire, il constitue le document de reference pour la comparaison de l’etat du bien entre l’entree et la sortie. Sans property inventory de sortie, le tenant est presume avoir rendu le bien en bon etat, mais le landlord peut tenter de prouver le contraire.

Consultez nos rental document templates pour les autres demarches de fin de lease.

Mentions obligatoires du document

La demande d’property inventory de sortie doit etre complete et proposer des modalites concretes :

  • Identite du tenant : nom, prenom, adresse actuelle (bien loue) et future adresse apres demenagement
  • Identite du landlord : nom, prenom ou denomination sociale, adresse de correspondance
  • Adresse du bien loue : localisation precise du logement (rue, numero, etage, boite, commune)
  • Reference au lease : date de signature du contrat, date de debut du lease
  • Date de fin de lease ou de notice period : date exacte a laquelle le tenant quittera le logement
  • Proposition de dates : au minimum deux ou trois creneaux precis (date, heure) pour la realisation de l’property inventory
  • Modalites : proposition de recours a un expert agree si les parties le souhaitent, avec partage des frais
  • Rappel de l’enjeu : mention de la necessite de l’property inventory pour la liberation de la rental deposit
  • Releve des compteurs : proposition de relever les compteurs d’eau, de gaz et d’electricite lors de l’property inventory

Points d’attention

Proposez des creneaux suffisamment espaces pour laisser au landlord une marge de manoeuvre. Prevoyez l’property inventory apres le nettoyage complet et le demenagement total du logement. Si vous avez effectue des travaux d’amelioration avec l’accord du landlord, mentionnez-le dans la lettre pour eviter toute confusion lors du constat.

Pour gerer les rental charges de fin de lease et organiser le depart, utilisez la plateforme LeaseBelgium.

Template

[FULL NAME] [Property address] [Postcode, Municipality]

[FULL NAME] [Adresse du landlord] [Postcode, Municipality]

[Place], [date]

Subject: Demande d’organisation de l’property inventory de sortie

Registered letter with acknowledgment of receipt

Dear Sir/Madam,

Comme vous le savez, le lease portant sur le logement situe [adresse complete], conclu le [date de signature du lease], prend fin le [date de fin de lease/notice period]. Je quitterai le logement a cette date apres l’avoir remis en etat conformement a l’property inventory d’entree realise le [date de l’EDL d’entree].

Afin de proceder a la comparaison de l’etat du bien entre l’entree et la sortie, et de permettre la liberation de la rental deposit dans les meilleurs delais, je vous propose de realiser ensemble l’property inventory de sortie a l’une des dates suivantes :

  • [Date et heure - option 1]
  • [Date et heure - option 2]
  • [Date et heure - option 3]

Le logement sera entierement vide et nettoye a la date convenue. Je vous propose egalement de proceder au releve contradictoire des compteurs d’eau, de gaz et d’electricite a cette occasion.

Si vous souhaitez faire appel a un expert agree pour la realisation de l’property inventory, je suis dispose(e) a en partager les frais conformement a la legislation en vigueur.

Si aucune de ces dates ne vous convient, je vous invite a me proposer une alternative dans un delai de quinze jours a compter de la reception du present courrier.

En l’absence de reponse de votre part, je me reserve le droit de faire constater l’etat du logement par un huissier de justice, dont les frais pourraient etre mis a votre charge, et de saisir le justice of the peace aux fins de liberation de la rental deposit.

Yours faithfully, Dear Sir/Madam, l’expression de mes .

[Signature] [FULL NAME]

Pieces jointes :

  • Copie de l’property inventory d’entree du [date]
  • Copie du conge par registered du [date]

How to send

La demande d’property inventory de sortie doit etre envoyee suffisamment tot pour laisser au landlord le temps de s’organiser :

  • Registered letter with acknowledgment of receipt : mode d’envoi fortement registered, surtout si le landlord ne repond pas aux demandes informelles. Le registered constitue une preuve en cas de litige devant le justice of the peace
  • Delai d’envoi : au minimum 3 a 4 semaines avant la date de fin de lease, pour permettre au landlord de se liberer et, le cas echeant, de mandater un expert
  • Copie par email : envoyez egalement une copie par email en complement du registered pour accelerer la communication et obtenir une reponse plus rapide
  • Alternative : une demande par email avec accuse de lecture peut suffire si les relations avec le landlord sont bonnes, mais elle n’aura pas la meme force probante devant le juge

En cas de refus du landlord

Si le landlord ne reagit pas dans le delai imparti, vous disposez de plusieurs recours :

  • Constat d’huissier : faites constater l’etat du logement par un huissier de justice. Ce constat fait foi devant le juge
  • Justice of the peace : saisissez le justice of the peace en reference pour obtenir la designation d’un expert judiciaire
  • Photos datees : en complement, photographiez methodiquement chaque piece du logement pour constituer votre dossier

Envoyez votre lettre registerede en ligne directement depuis la plateforme LeaseBelgium.

Frequently asked questions