A quoi sert le suivi des loyers ?
Le suivi des loyers est la fonction cle de toute plateforme de gestion locative. BailBelgique automatise ce suivi du debut a la fin. Generation des quittances, rappels d’indexation, alertes d’impayes, tableau de bord multi-biens.
Un bon suivi doit repondre a plusieurs besoins du bailleur :
- Verifier chaque mois que le loyer est bien verse.
- Detecter rapidement un retard ou un impaye.
- Preparer l’indexation du loyer annuelle sans oubli.
- Generer les quittances automatiques.
- Conserver l’historique pour la declaration fiscale.
- Produire des relances en cas de retard.
Sans outil dedie, ces taches demandent plusieurs heures par mois pour un portefeuille de 3 biens. Avec un suivi automatise, tout devient plus simple. Pour la vue d’ensemble : pilier gestion locative.
Le tableau de bord BailBelgique
Notre tableau de bord centralise tous les loyers en cours. Pour chaque bien, il affiche le nom du locataire et la date de signature du bail, le montant du loyer courant, la date d’anniversaire de l’entree en vigueur, le statut du dernier paiement (recu, en attente, en retard), la prochaine echeance d’indexation et les eventuelles alertes (retard, plafond PEB).
Le bailleur voit en un coup d’oeil l’etat de son portefeuille. Il sait ou agir en priorite.
Indexation integree au suivi
L’indexation des loyers est directement integree au module suivi. Pas besoin de calculateur externe. BailBelgique detecte la date d’anniversaire du bail et genere le calcul tout seul.
Comment ca marche
L’outil utilise l’indice sante du mois precedant l’anniversaire du bail. Il prend l’indice de reference du mois qui precede la signature du bail, date ou celui-ci est entre en vigueur. Il applique la formule officielle. Il indexe le loyer selon les regles regionales. Besoin de calculer l’indexation manuellement ? Pas necessaire : tout est automatique.
L’indice sante differe de l’indice des prix brut. Il reflete les prix a la consommation hors tabac, alcool et carburants. La vigueur du contrat determine quelles regles s’appliquent. Notre outil prend tout en compte : sante du mois precedant l’anniversaire, plafonds PEB, regles regionales.
Plafonds PEB regionaux
L’outil gere les plafonds lies a la performance energetique du bien :
- Region wallonne : arrete du 31 octobre 2023 pour les classes PEB E, F, G.
- Region de bruxelles capitale : ordonnance du 14 octobre 2023 avec plafonds similaires.
- Flandre : plafonds depuis 2022 selon classe energetique.
Millesimes
Notre outil conserve l’historique par bien et par annee. Le bailleur peut consulter chaque index applique dans le passe. Utile pour la declaration fiscale ou une verification ponctuelle. Pour les baux conclus a des dates differentes, chaque anniversaire est suivi independamment.
Alertes automatiques
BailBelgique envoie des notifications cles :
- Loyer recu : confirmation des detection du paiement.
- Loyer en retard : alerte 3-5 jours apres l’echeance.
- Indexation a preparer : 2 mois avant l’anniversaire du contrat de bail ou contrat de location.
- Fin de bail approche : alerte 6 mois avant pour anticiper la reconduction ou le depart.
- Plafond PEB bloquant : signalement si le bien est concerne.
Le bailleur n’oublie rien. Il gagne du temps et dort mieux.
Quittances automatiques
Des paiement confirme, une quittance au format PDF est generee. Elle porte le montant recu et la periode concernee, l’identite du bailleur et du locataire, l’adresse du bien, la reference du contrat de bail et la date du paiement.
Le locataire recoit la quittance par email. Le bailleur garde l’historique complet. Fini les quittances oubliees ou les fichiers perdus.
Gestion des impayes
En cas de retard, BailBelgique propose un workflow guide :
- Rappel amical : email au locataire 5 jours apres l’echeance.
- Relance formelle : courrier avec mise en demeure 15 jours apres.
- Lettre recommandee : modele pret apres 30 jours.
- Contentieux : conseils vers avocat ou juge de paix si impaye prolonge.
Chaque etape est documentee dans l’historique. En cas de litige, le bailleur a la tracabilite complete.
Historique, export et multi-regions
Tous les paiements, indexations et quittances sont archives. Le bailleur peut consulter l’historique par bien, exporter en CSV pour sa comptabilite, generer un rapport annuel pour la declaration fiscale et conserver les preuves en cas de controle.
Un bailleur peut gerer des biens dans les 3 regions belges avec un seul compte. L’outil applique les regles wallonnes (decret 15 mars 2018), bruxelloises (ordonnance 27 juillet 2017) et flamandes (Woninghuurdecreet 2019).
Pour la gestion multi-regions : gestion locative Bruxelles et gestion locative Flandre.
Benefices et profils
Pour un bailleur avec 3 biens : 3 a 8 heures economisees par mois, zero oubli d’indexation, rappels automatiques, tracabilite totale, declaration fiscale simplifiee.
Pour qui ? Bailleur 1 bien (simplifie, evite les oublis), bailleur 2-5 biens (essentiel), bailleur 5+ biens (indispensable, Excel devient ingerable), bailleur expatrie (gestion a distance facilitee).
Pour la gestion en ligne complete : gestion locative en ligne.
Questions frequentes
Le suivi est-il automatique ?
Oui. Une fois le bail cree, l’outil suit paiements, indexation et alertes sans action du bailleur.
Puis-je enregistrer un paiement manuellement ?
Oui. Les paiements en especes ou par virement non detecte peuvent etre ajoutes en un clic.
L’historique est-il accessible a vie ?
Oui. Tant que le compte est actif, tous les paiements et quittances sont conserves.
Le locataire a-t-il acces a ses quittances ?
Oui. Il recoit les quittances par email et peut les consulter dans son espace locataire.
Combien de biens puis-je suivre ?
Illimite dans l’abonnement a 24,90 EUR/mois.