Les documents produits chaque mois

Une agence active avec 30-100 mandats génère régulièrement :

  • Contrats de bail (résidence principale, courte durée, étudiant, meublé, commercial).
  • États des lieux d’entrée et de sortie (avec photos annotées).
  • Avenants (changement de locataire, prolongation, cession).
  • Quittances de loyer mensuelles.
  • Courriers d’indexation annuelle.
  • Mises en demeure et lettres recommandées.
  • Modèles de résiliation.
  • Attestations diverses (domicile, paiement, assurance).
  • Mandats de gestion avec propriétaires.
  • Rapports trimestriels et annuels par client.

Chaque document a ses propres obligations légales, ses clauses à jour, son format. La création documents locatifs agence manuelle (modèles Word éparpillés) coûte cher en temps et expose aux erreurs juridiques. Pour la gestion globale : hub agences immobilières.

Génération automatisée BailBelgique

Modèles à jour en continu

Tous les modèles reflètent les dernières évolutions légales belges (décrets régionaux, arrêtés PEB, ordonnances). Quand une règle change, les modèles sont mis à jour automatiquement. L’agence immobilière ne risque plus de générer un bail obsolète.

Assemblage dynamique

Chaque document s’assemble à partir des données déjà saisies : informations du bien, du propriétaire bailleur, du locataire, du bail. Pas de ressaisie. La page de garde est personnalisable aux couleurs de l’agence.

Cohérence sur l’ensemble du portefeuille

Tous les baux d’un portefeuille agence suivent le même canevas éditorial. Les clients propriétaires apprécient cette uniformité qui professionnalise la relation.

Multi-signataire

Pour un bail à plusieurs locataires (colocation), plusieurs propriétaires (SCI) ou un représentant agence, l’outil gère tous les signataires sans complication.

Export PDF et Word

Chaque document est exportable en PDF (archive légale) ou Word (pour éventuelles modifications manuelles exceptionnelles).

Workflow agence type

1. Nouveau mandat

Le gestionnaire saisit les données du bien et du propriétaire. Génération immédiate du mandat de gestion à faire signer.

2. Recherche locataire

Lors des candidatures, l’agence demande un dossier de location complet au candidat.

3. Bail prêt à signer

Une fois le locataire sélectionné, génération automatique du contrat. Signature eIDAS à distance en moins de 24 h. Voir notre signature électronique B2B.

4. EDL d’entrée

L’application mobile guide l’EDL avec photos horodatées. Le document final est signé contradictoirement.

5. Cycle mensuel

Quittance auto-générée à chaque paiement détecté (open banking). Rapport mensuel envoyé au propriétaire.

6. Événements annuels

Indexation, régularisation des charges, rapport annuel : tout part automatiquement aux échéances prévues.

Check-list dossier locataire

Pour sécuriser la sélection, l’agence demande au candidat un dossier de location complet. La gestion locative sérieuse repose sur des pièces justificatives solides :

Identité et domicile actuel

  • Pièce d’identité en cours de validité.
  • Justificatif de domicile récent (facture énergie, eau, téléphone).

Situation professionnelle

  • Contrat de travail (CDI, CDD, intérim).
  • Attestation employeur récente.
  • 3 derniers bulletins de salaires.
  • Pour un jeune actif sans historique : attestation de début de contrat + éventuelle caution parentale.
  • Pour indépendant : 2 derniers avertissements-extraits de rôle + situation professionnelle récente.

Ressources complémentaires

  • Prestations sociales le cas échéant (allocations, pensions, revenus annexes).
  • Avis de taxe foncière si le candidat est propriétaire d’un autre bien.
  • Relevé bancaire des 3 derniers mois (avec consentement explicite).

Engagement et références

  • Attestation du précédent bailleur (paiement régulier, état de restitution).
  • Engagement écrit du candidat confirmant l’usage prévu du futur logement (résidence principale, étudiant, etc.).

RGPD et données personnelles

L’agence doit informer le candidat de l’usage et de la durée de conservation des données personnelles. BailBelgique propose un formulaire type conforme.

Gestion en masse : import CSV

Pour une agence qui intègre un nouveau portefeuille, l’import CSV/Excel permet de créer en masse :

  • Les fiches biens (adresse, caractéristiques, PEB).
  • Les fiches propriétaires et locataires.
  • Les baux existants (avec dates de signature et conditions).
  • Les dépôts de garantie en cours.

Une fois importé, BailBelgique peut générer des documents manquants (quittances antérieures, avenants, rapports) pour reconstituer l’historique.

Qualité et conformité

Validation juridique

Tous les modèles sont validés par des juristes spécialistes du droit locatif belge. Ils intègrent les références légales pertinentes (Code civil, décrets WAL/BXL/FLA, ordonnances).

Historique légal

Chaque document a une date de version. Si un bail signé en 2024 suit un modèle plus ancien, l’historique est conservé. Important en cas de litige pour prouver le modèle applicable.

Signature eIDAS

La signature électronique répond au règlement UE 910/2014. Valeur juridique équivalente à la signature manuscrite. Traçabilité horodatée complète.

Archivage sécurisé

Tous les documents signés sont archivés en Europe avec chiffrement TLS 1.3. Accès restreint selon les rôles définis dans l’agence.

Gain de temps pour l’agence

Une agence avec 50 mandats économise en moyenne :

  • Rédaction bail : 30-45 min par bail évitées (vs rédaction manuelle).
  • EDL : 30 min par EDL gagnées avec l’app mobile vs formulaire papier.
  • Indexation annuelle : 15 min par bien vs calcul manuel + courrier.
  • Quittances : 5 min par bien par mois évitées.

Soit plusieurs heures par semaine libérées pour la prospection, le conseil et la qualité de service. L’agence immobilière peut prendre plus de mandats sans recruter. Pour les autres avantages : avantages pour les agences.

Pour quel type d’agence ?

  • Agence de proximité 10-25 mandats : adoption rapide, ROI immédiat.
  • Agence territoriale 25-100 mandats : standardisation de la production.
  • Grande agence 100+ mandats : intégration avec les outils métier existants.
  • Agence spécialisée (étudiants, meublés, commercial) : modèles dédiés.

Pour chaque profil, l’accompagnement initial et la formation sont adaptés. Pour un devis personnalisé : demander une démo.