Letter templates for tenants: all standard letters in Belgium 2026

Formal notice au landlord

The formal notice is the premier acte formel in case of manquement of the landlord a their obligations (reparations non effectuees, problemes de salubrite, non-restitution de the guarantee).

When l’envoyer

• The landlord ne repond pas a vos demandes orales or ecrites informelles
• Un probleme de salubrite or de securite met en danger les occupants
• The rental deposit is not liberee in thes delais
• The landlord ne respecte pas ses obligations

Contenu

• Description precise du probleme (avec dates, photos if possible)
• Rappel de l’obligation legal of the landlord (article de loi concerne)
• Delai raisonnable pour remedier (15 a 30 jours)
• Mention des suites in case of non-reponse (saisine du justice of the peace)

Forme

Registered letter avec accuse de reception. Le cout d’un recommande est d’environ 10 euros.

Demande reparation

The landlord is responsible fors grosses reparations and de l’entretien structurel of the property (toiture, facade, chauffage central, installations electriques and sanitaires). The tenant is responsible fors menues reparations and de l’entretien courant.

Reparations a charge of the landlord

• Chauffage en panne (chaudiere, radiateurs)
• Fuites d’eau (canalisation, toiture)
• Problemes electriques (tableau, prises, interrupteurs)
• Fenetres and portes defectueuses
• Humidite structurelle
• Ascenseur en panne
• Detecteurs de fumee

Procedure

1. Signaler le probleme by email or courrier simple with photos and description
2. Attendre la reponse (delai raisonnable : 1 a 2 semaines for thes non-urgences)
3. Relancer if no reponse
4. Formal notice par recommande if the landlord ne reagit pas
5. Saisir the justice of the peace en dernier recours

En cas d’urgence

Si le probleme est urgent (fuite d’eau importante, panne de chauffage en hiver, risque for the securite), the tenant may do intervenir un professionnel and demander le remboursement au landlord. Prevenez the landlord par all the moyens (telephone, SMS, email) avant l’intervention.

Contestation de charges

The tenant a the right de contester les rental charges s’it isime qu’elles sont excessives, injustifiees or mal reparties.

When contester

• Le decompte annual de charges montre une augmentation anormale
• Des postes de charges ne correspondent pas aux charges recuperables
• La repartition entre landlord and tenant semble incorrecte
• The landlord refuse de fournir les justificatifs

Contenu de la lettre

• Reference au lease and au decompte conteste
• Detail des postes contestes avec justification
• Demande justificatifs (factures, decompte syndic, cles de repartition)
• Delai de reponse raisonnable (15 jours)

Forme

Courrier recommande if the amount conteste est significatif. Pour les petits montants, un email suffit en premier lieu.

Charges recuperables vs non recuperables

Les charges recuperables (a charge of the tenant) sont : eau, chauffage des communs, ascenseur, nettoyage, entretien courant des espaces communs. Les charges non recuperables (a charge of the landlord) : travaux de facade, toiture, remplacement d’equipements collectifs, fonds de reserve.

Recuperation de the rental deposit

La rental deposit must be liberee at the end of the lease, apres l’move-out inventory. If the landlord refuse or tarde a liberer the guarantee, the tenant peut agir.

Delai normal

The guarantee must be liberee in a deadline raisonnable apres l’move-out inventory (quelques jours a quelques semaines). Si des reparations sont necessaires, the landlord doit chiffrer les degats and les deduire. Le solde est restitue au tenant.

In case of dispute

1. Courrier amiable : rappeler au landlord son obligation de liberer the guarantee
2. Formal notice par recommande : delai de 15 jours, mention du recours au juge
3. Saisine du justice of the peace : procedure en conciliation puis en justice if necessaire
4. Liberation judiciaire : the judge ordonne la liberation de the guarantee au vu de l’property inventory

Contenu de the formal notice

• Reference au lease and a l’move-out inventory
• Rappel de l’absence de degradation (ou du montant already convenu)
• Demande signature de la demande liberation aupres de the bank
• Delai de 15 jours for agir

Autres courriers utiles

Contestation d’rent indexation du rent

If the landlord applique une rent indexation incorrecte (mauvais indice, calcul errone, rent indexation sur a property en EPC E/F/G en Flanders), the tenant may contest by mail recommande. Consultez la page sur l’[rent indexation du rent](/be/en/rent indexation/) to verify le calcul.

Signalement de troubles de voisinage

If the landlord est landlord des logements voisins, the tenant peut lui signaler les troubles (bruit, odeurs, insalubrite) and demander une intervention.

Demande d’autorisation de travaux

If the tenant souhaite effectuer des amenagements (peinture, etageres, douche), il doit obtenir l’accord ecrit of the landlord. La lettre precise la nature of works, the cost and le sort des amenagements en fin de lease.

Notification de demenagement

Bien that non obligatoire, prevenir the landlord de la date exacte de demenagement and proposer une date for the move-out inventory is a bonne pratique.