Electronic signature for property inventory

Why l’property inventory est crucial

L’property inventory is the document de reference pour etablir l’etat of the property au debut and at the end de the rental. Il protege the landlord (preuve des degradations rentals) and the tenant (preuve that les degradations existaient avant son entree).

En Belgium, l’move-in inventory est obligatoire for thes baux de residence principale (article 1730 du Civil Code). Il must be realise contradictoirement (en presence des deux parties) and joint au lease. Sans property inventory, the tenant is presumed avoir recu the property en bon etat, ce who le desavantage.

L’property inventory est also un element important de la rental management : un document bien fait evite les litiges a la sortie and facilite la restitution de la rental deposit.

Property inventory numerique vs papier

Criterion	Papier	Numerique
Facilite de redaction	Formulaire a remplir a la main	Interfathis guidee, champs pre-remplis
Photos	Imprimees and jointes (rare)	Integrees, geolocalisees, horodatees
Lisibilite	Variable (ecriture manuscrite)	Toujours lisible
Conservation	Classeur physique	Cloud securise
Partage	Photocopie	PDF by email instantanement
Modification frauduleuse	Possible (ratures)	Detectee (electronic signature)
Cost	Quasi nul	0 a 50 euros selon l’outil

Le passage au numerique elimine les principaux problemes de l’property inventory papier : illisibilite, photos manquantes, perte du document, difficulte de partage. La electronic signature ajoute une couche de securite supplementaire : le document may not etre modifie apres signature sans that la modification soit detectee.

Electronic signature : validite

Cadre juridique

L’property inventory is a acte sous seing prive. Comme for the lease and l’avenant, le eIDAS regulation reconnait la electronic signature pour ce type de document.

Niveau de signature recommande

For a property inventory, la signature avancee is the minimum recommande. Elle garantit :

L’identification de chaque signataire
Le lien entre the signature and le document
La detection de toute modification posterieure

The signature qualifiee (via itsme or eID) offre une securite maximale but is not obligatoire.

Sur tablette or smartphone

The signature sur tablette (tactile) is of more en more courante. Le signataire trace sa signature sur l’ecran tactile de l’appareil. Cette signature manuscrite numerisee, couplee a l’identification electronique, est juridiquement valable.

Applications and outils

Fonctionnalites essentielles

Un bon outil d’property inventory numerique doit proposer :

Modele structure : pieces, elements, echelle d’etat (neuf, bon, usage, degrade)
Photos integrees : prises depuis l’application, avec geolocalisation and timestamp automatique
Electronic signature : signature sur ecran des deux parties
Comparaison entree/sortie : mise en parallele automatique des deux etats of the premises
Export PDF : document final au format PDF, pret for the enregistrement
Archivage : conservation securisee in the cloud

LeaseBelgium

Notre outil d’property inventory est integre a la plateforme de rental management. Il propose un modele conforme a Belgian legislation, avec prise de photos, electronic signature and export PDF automatique. L’property inventory est lie au lease and conserve in your espace landlord.

Procedure complete

Avant la visite

Preparer le modele d’property inventory (structure par piece)
Charger la tablette or le smartphone
Verifier that l’application fonctionne correctement
Convenir d’un rendez-vous with the tenant (mandatorily contradictoire)

Pendant la visite

Parcourir chaque piece methodiquement (du sol au plafond)
Noter l’etat de chaque element (murs, sols, plafonds, menuiseries, equipements)
Utiliser l’echelle standardisee : neuf, bon, usage normal, degrade, tres degrade
Prendre of photos de chaque element notable (degats, usure, equipements)
Relever les compteurs (eau, gaz, electricite)
Verifier les equipements (chauffage, sanitaires, electricite, detecteurs de fumee)

Apres la visite

Relire le document ensemble
Signer electroniquement (landlord and tenant)
Envoyer a copy PDF a each party
Joindre l’property inventory au lease for the enregistrement

Duree moyenne

Comptez 45 minutes a 1h30 according to the taille of the property. Un studio prend 30 minutes, an apartment 3 chambres environ 1 heure, une maison 1h30.

Property inventory de sortie

L’move-out inventory compare l’etat of the property at the end de the rental avec l’etat d’entree. Les differences constatees servent de base pour evaluer les eventuelles retenues on the rental deposit.

Comparaison automatique

Avec un outil numerique, la comparaison entree/sortie est automatique : l’application affiche cote a cote les photos and descriptions de l’entree and de la sortie pour chaque element. Les differences sont mises en evidence.

Usure normale vs degradation

L’usure normale (peinture who jaunit, joints who vieillissent, parquet legerement raye) is not a charge of the tenant. Seules les degradations anormales (trous in thes murs, carrelage casse, taches de peinture) peuvent justifier une retenue.

Signature and consequences

L’move-out inventory est signe by thes deux parties. If the tenant refuse de signer, the landlord may do constater l’etat par a leaseiff. L’move-out inventory does not have besoin d’etre enregistre.

Pour creer a property inventory complet and le signer electroniquement, utilisez notre outil d’property inventory online.

Frequently asked questions

Oui. L'etat des lieux est un document sous seing prive. Le reglement eIDAS reconnait la signature electronique pour ce type de document. L'etat des lieux signe electroniquement a la meme valeur qu'un etat des lieux signe a la main, a condition que le procede d'identification soit fiable et que les deux parties aient effectivement signe.

Non, l'etat des lieux peut etre realise a l'amiable par le bailleur et le locataire ensemble. Mais en pratique, faire appel a un expert (150 a 300 euros, partage entre les parties) est recommande pour un document incontestable. En Flandre, si les parties ne s'accordent pas, chacune peut demander une expertise unilaterale.

L'etat des lieux d'entree doit etre enregistre au SPF Finances en meme temps que le bail. L'enregistrement est gratuit pour les baux de residence principale. L'etat des lieux de sortie n'a pas besoin d'etre enregistre.

Oui, les photos constituent des preuves complementaires au texte descriptif. Les photos geolocalisees et horodatees (metadata EXIF) ont une force probante renforcee car elles attestent du lieu et de la date de prise de vue. Les applications d'etat des lieux numerique integrent cette fonctionnalite automatiquement.

Sans etat des lieux d'entree, le locataire est presume avoir recu le bien en bon etat (article 1731 du Code civil). Le bailleur pourra lui reclamer la remise en etat a la sortie, sauf si le locataire prouve que les degradations existaient avant son entree. C'est un risque majeur pour le locataire.