Electronic signature for lease amendments

What is an amendment au lease ?

L’avenant is a document juridique who modifie un or plusieurs termes of the lease initial sans le remplacer. Il est necessaire des qu’une modification des conditions contractuelles intervient ongoing de lease : changement de rent, ajout or retrait d’a tenant, modification de the duration, autorisation de travaux.

L’avenant is a acte sous seing prive, comme the lease lui-meme. Il must be signe par toutes the parties (landlord and tenant(s)) and enregistre au FPS Finance in thes two months. Il fait partie integrante of the lease and must be conserve avec celui-ci.

In practice, tout changement who ne fait pas l’objet d’an amendment est juridiquement contestable. Un accord verbal or un simple email ne suffit pas a modifier les termes d’un contrat de lease.

Types d’avenants courants

Modification du rent

L’avenant le more frequent. Il formalise une revision triennale du rent or un accord amiable sur un nouveau montant. Il must mention l’ancien rent, le nouveau rent, la date d’effet and la justification (revision triennale, travaux d’amelioration, accord amiable).

Changement de tenant

In case of depart d’un cotenant and d’arrivee d’un nouveau, an amendment formalise le changement. Il decharge le cotenant sortant and engage le nouveau. Un nouvel property inventory partiel peut accompagner l’avenant.

Modification de the duration

Un accord pour prolonger or raccourcir the lease fait l’objet d’an amendment. For example, transformer un short-term lease (3 ans) en lease de 9 years, or convenir d’une fin anticipee without compensation.

Autorisation de travaux

If the tenant souhaite effectuer of works d’amenagement, l’avenant precise la nature of works autorises, le sort des amenagements en fin de lease (remise en etat or non) and la covered des couts.

Modification of charges

L’avenant peut ajuster la provision monthlyle pour charges, passer d’un forfait a of charges reelles (ou inversement), or modifier la repartition entre parties.

Validite de la electronic signature

Legal framework

The regulation europeen eIDAS (n. 910/2014), directly applicable in Belgium, etablit that la electronic signature ne can be refusee comme preuve en justice au seul motif de sa forme electronique. Belgian law du 21 juillet 2016 (livre XII.25 du Code droit economique) confirme cette equivalence.

Niveaux de signature

Niveau	Description	Validity for an amendment
Signature simple	Clic, case a cocher, initiales numeriques	Valable but preuve faible
Signature avancee	Liee au signataire, detecte les modifications	Recommandee
Signature qualifiee	Via itsme or carte d’identite electronique	Valeur maximale

For an amendment au lease, the signature avancee is the minimum recommande. La signature qualifiee via itsme offre la securite maximale.

Acceptation by the FPS Finance

Le bureau d’enregistrement du FPS Finance accepte les avenants signes electroniquement sous forme de fichier PDF. Le document must contain les signatures electroniques visibles and l’timestamp.

Procedure de signature online

Rediger l’avenant : utilisez notre generateur or redigez le document en mentionnant all the modifications, la reference au lease initial and l’identite of the parties
Telecharger on the plateforme : importez l’avenant in your espace LeaseBelgium
Envoyer aux signataires : each party recoit un lien securise by email or SMS
Authentification : chaque signataire s’identifie (itsme, code SMS, carte d’identite electronique)
Signature : each party signe electroniquement
Timestamp : la date and l’heure de chaque signature sont enregistrees
Distribution : each party recoit a copy signee and horodatee
Archivage : le document est conserve in your espace securise

The procedure complete prend less de 5 minutes, sans deplacement ni impression. C’est la even plateforme that for the signature of the lease.

Enregistrement de l’avenant

Obligation legal

Tout avenant modifiant un primary residence lease must be enregistre au FPS Finance. L’enregistrement est gratuit for thes baux de residence principale and obligatoire in thes two months suivant the signature.

Procedure d’enregistrement

Se connecter a MyMinfin (portail du FPS Finance) avec eID or itsme
Telecharger le PDF de l’avenant signe electroniquement
Renseigner le numero d’enregistrement of the lease initial
Valider l’enregistrement

Consequences du non-enregistrement

L’avenant non enregistre reste valable between the parties but is not opposable aux tiers. In practice, in case of vente of the property, the new landlord is not lie by thes modifications non enregistrees.

Templates d’avenants

LeaseBelgium propose des modeles d’avenants pre-rediges for thes situations les more courantes : modification du rent, changement de tenant, modification de the duration, autorisation de travaux. Chaque modele est conforme a Belgian legislation and adaptable a votre situation.

Creez votre avenant online and signez-le electroniquement en quelques minutes. Le document est automatically archive in your espace and pret for the enregistrement au FPS Finance.

Pour les questions on the securite de la electronic signature or les differents types de signatures disponibles, consultez nos pages dediees.

Frequently asked questions

Oui. L'avenant au bail est un acte sous seing prive, soumis aux memes regles que le bail initial. Le reglement europeen eIDAS, directement applicable en Belgique, reconnait la validite de la signature electronique pour les actes sous seing prive. Un avenant signe electroniquement a la meme valeur juridique qu'un avenant signe a la main, a condition d'utiliser un procede fiable d'identification des signataires.

Tous les types d'avenants au bail peuvent etre signes electroniquement : modification du loyer (revision triennale, ajout de charges), changement de locataire (colocation, depart d'un colocataire), modification de la duree du bail, autorisation de travaux, changement de destination du bien, ou toute autre modification des conditions contractuelles.

Oui. Tout avenant modifiant les conditions d'un bail de residence principale doit etre enregistre au SPF Finances, de la meme maniere que le bail initial. L'enregistrement est gratuit et obligatoire dans les deux mois suivant la signature. L'avenant signe electroniquement est accepte par le bureau d'enregistrement sous forme de fichier PDF.

Oui. L'avenant est un acte bilateral qui modifie le contrat existant. Il doit etre signe par le bailleur et par le(s) locataire(s) concerne(s). Si le bail est une colocation avec pacte de colocation, l'avenant doit etre signe par tous les colocataires si la modification les concerne tous.

Un avenant est par definition une modification du bail initial. Il ne remplace pas le bail mais le complete ou le modifie sur des points precis. Le bail initial reste en vigueur pour tout ce qui n'est pas modifie par l'avenant. Les deux documents forment un ensemble contractuel indivisible.