1. Création et signature du bail
Chaque contrat de location est généré selon la région du bien (WAL/BXL/FLA), le type de bail et le profil du locataire. Clauses conformes aux décrets régionaux. Bibliothèque de modèles personnalisables. Signature électronique eIDAS intégrée (valeur juridique manuscrite). Guide intégré pour l’enregistrement SPF Finances via MyRent dans les 2 mois.
2. Mise en location
Outils pour préparer l’annonce et la mise en location. Check-list sélection locataire (revenus, garantie, références). Vérification automatique de la classe PEB et impacts sur le loyer. Connexion compte bancaire via open banking DSP2 pour suivre les loyers reçus.
3. Suivi des paiements et quittances
Détection automatique des loyers via open banking en temps réel (24 h max). Génération et envoi des quittances de loyer par email. Alertes retard paramétrables. Référence structurée unique par bail. Tableau de bord multi-biens consolidé avec filtres par région, statut, type de bail.
4. Indexation annuelle
Calcul automatique à l’anniversaire avec indice santé et plafonds PEB régionaux. Courrier d’indexation généré. Historique de tous les calculs par bien. Alerte anticipée 60 jours avant l’échéance.
5. Relances et impayés
Workflow automatique 4 étapes : J+3 (rappel amical), J+15 (relance formelle), J+30 (mise en demeure), J+45 (lettre recommandée). Modèles juridiques belges conformes au Code civil. Historique horodaté de chaque relance. Régularisation des charges automatisée (provisions vs réel).
6. État des lieux et avenants
Module EDL digital avec application guidée, photos horodatées, annotations pièce par pièce, signature contradictoire. Inventaire mobilier pour baux meublés. Comparaison automatique entrée/sortie. Génération d’avenants simplifiés (changement locataire, cession, prolongation).
7. Fin de bail et résiliation
Modèles de résiliation par motif (occupation personnelle, travaux, triennat). Calcul automatique des indemnités si applicable. Workflow restitution garantie locative avec justification des retenues. Check-list sortie complète (EDL, relevé compteurs, changement domicile).
8. Fiscalité et export
Rapport annuel consolidé des loyers, indexations, charges. Utile pour la déclaration fiscale. Export CSV/Excel pour le comptable. Gestion multi-entités (personne physique, SCI, société). Conformité RGPD : données UE, chiffrement TLS 1.3, export et suppression à la demande.
9. Support et mises à jour
Support FR + NL par email et chat. Mises à jour automatiques (indices, plafonds PEB, décrets). Base de connaissance 24/7 avec guides pratiques. Tous les modèles (baux, courriers, lettres) maintenus conformes.
Comparaison et limites
Les logiciels de gestion locative ne se valent pas. Les meilleurs logiciels de gestion combinent exhaustivité et simplicité pour couvrir la gestion immobilière au quotidien. Pour évaluer : comparatif par fonctionnalités ou top 5 du marché.
Ce que BailBelgique ne fait pas
- Comptabilité patrimoine complète (Smovin ou outils pro plus adaptés).
- Gestion technique des sinistres.
- Annonces immobilières (Immoweb, Immoscoop).
- Gestion syndic d’immeuble.
Démarrage
La mise en place initiale prend environ 30 minutes pour 1 bien. Les tâches administratives courantes : quelques clics par mois. Les fonctionnalités avancées (open banking, rapports consolidés) s’activent progressivement pour gagner du temps.
Pour le propriétaire bailleur : pilier gestion locative · gestion locative en ligne.